Gérez facilement toutes vos soumissions de formulaires, y compris les demandes de bénévoles, les renonciations, les demandes de support ou tout ce que vous pouvez imaginer ! Collectez également, suivez et traitez vos soumissions en UN seul endroit, ce qui vous fait gagner un temps administratif considérable.

Liens rapides :

• Comment obtenir des soumissions
• Gestion des soumissions
  • Visualisation des soumissions
  • États et icônes des soumissions
  • Actions sur les soumissions
  • Traitement par lots des soumissions
  • Détails de la soumission
  • Données et rapports de soumission
• Changement d'états

Comment obtenir des soumissions

Pour obtenir des soumissions, vous devez avoir un formulaire publié et acceptant activement les soumissions. Vous devrez partager le lien avec les personnes afin de commencer à recevoir des soumissions. Pour plus de détails sur la création, la publication et la gestion des formulaires, vous pouvez consulter cet article d'aide.

Gestion des soumissions

Visualisation des soumissions

Une fois que vous avez publié votre formulaire et partagé les liens avec votre public cible, vous devriez commencer à recevoir des notifications indiquant que vous avez de nouvelles soumissions. Pour visualiser vos soumissions, rendez-vous dans votre Espace de gestion, cliquez sur "Formulaires et générateur d'histoires" dans le menu de gauche, puis sur l'onglet "Soumissions" pour afficher toutes les soumissions.

Les soumissions peuvent être filtrées, triées et recherchées selon votre flux de travail :

• Organisez et regroupez vos soumissions par leur état, leur activité récente ou leur organisation.
• Filtrez les soumissions par propriétaire (non soumissionnaire), en affichant toutes les soumissions, toutes les soumissions non attribuées ou les soumissions attribuées à un administrateur spécifique (y compris vous-même).
• Filtrez votre liste de soumissions pour n'afficher que certains état(s).
• Recherchez l'ensemble de votre historique de soumissions à l'aide du champ de recherche de texte. Cela ne recherchera pas le contenu de la soumission, mais seulement le 'Nom du demandeur', 'Nom du formulaire', 'Nom de l'organisation'.

Des informations clés sur la date, le demandeur et l'état actuel sont disponibles pour chaque soumission en un coup d'œil. Les actions courantes à effectuer pour chaque soumission, telles que la messagerie ou le changement d'état, sont également accessibles pour chaque soumission dans la liste.

 

 

CONSEIL PRINCIPAL : Une fois que vous avez défini vos options de filtrage et de tri préférées, ajoutez la page à vos favoris, cela enregistrera tous vos choix.

 

États et icônes des soumissions

Chaque soumission a une série d'états de processus qui peuvent être mis à jour par un administrateur à tout moment en cliquant sur l'état actuel d'une soumission ou en cliquant sur les trois points d'une soumission, puis en cliquant sur "Changer l'état".

 

 

Il vous appartient, ainsi qu'à votre équipe, de décider du degré d'informalité ou de formalité de votre processus. Vous pouvez choisir d'utiliser tous les états ou simplement ignorer les états qui ne s'appliquent pas. Vous pouvez même avoir des flux de travail différents pour différents formulaires. Voici les options d'état suivantes et comment elles sont généralement utilisées :

• Non traité - Chaque nouvelle soumission commence dans cet état. Le processus de révision n'a pas encore commencé. 
• En révision - Vous avez commencé à examiner la soumission, mais aucune décision n'a encore été prise. Cette étape peut inclure des communications avec le demandeur, des discussions internes, une validation externe ou toute autre exigence requise par votre flux de travail.
• Approuvé - La soumission a été approuvée. Les champs marqués comme 'Nécessite une confirmation lors du changement d'état' vous seront présentés pour vérification et modification (si nécessaire) lors de l'approbation. Par défaut, le demandeur recevra une notification, mais cela peut être ignoré.
• Payé et distribué - Le paiement, le parrainage ou le soutien en nature a été remis au demandeur. Les champs marqués comme 'Nécessite une confirmation lors du changement d'état' vous seront présentés pour vérification et modification (si nécessaire) lors du marquage comme payé. Par défaut, le demandeur recevra une notification, mais cela peut être ignoré.
• Refusé - La soumission a été refusée. Le demandeur recevra une notification par défaut.
• Terminé - Tous les formulaires ne sont pas destinés à un processus d'approbation. Une présentation d'employé, un suivi de l'impact ou une enquête doivent simplement être traités et non approuvés. L'état 'Terminé' est destiné à ce type de soumissions afin qu'elles ne restent pas 'Non traitées' indéfiniment. 
• Archivé - La soumission était invalide, une erreur ou inappropriée d'une certaine manière. En définissant l'état sur archivé, les données de la soumission seront supprimées de tous les tableaux de bord et de la plupart des rapports. Cet état NE sert pas à stocker à long terme les soumissions plus anciennes.
  
• Personnalisé - Si votre équipe dispose d'un flux de travail personnalisé, nous pouvons ajouter ou supprimer des états pour correspondre parfaitement à vos besoins. Envoyez-nous simplement un e-mail à info@dosomegood.ca, mais notez que des frais de support personnalisé peuvent s'appliquer. 

Dans la colonne État actuel, vous pouvez voir des icônes à côté des soumissions. La liste suivante montre toutes les icônes et leur signification : 

• L'icône de discussion indique qu'une note d'administrateur a été ajoutée à la soumission par un autre administrateur ou évaluateur de votre équipe. 
• L'icône de crayon indique qu'au moins un champ a été modifié ou ajusté par un évaluateur. 
• L'icône de journal indique que cette soumission a des champs adaptés à la publication d'une histoire. Le rouge indique qu'une histoire est disponible mais n'a pas été publiée. Le vert indique qu'une histoire a été publiée au moins une fois à un moment donné. 
• L'icône PDF indique qu'il y a des fichiers joints à cette soumission. Les images téléchargées pour les histoires n'activeront pas cette icône. 

 

Actions de soumission

En plus de la possibilité de changer l'état d'une soumission, plusieurs outils sont disponibles pour interagir avec la soumission ainsi qu'avec le demandeur.

Il y a deux boutons à côté de l'état actuel pour chaque soumission :

• Détails - Afficher les détails de chaque soumission. Lorsque vous cliquez, vous serez redirigé vers la page de résumé de soumission avec toutes les informations sur cette soumission en un seul endroit. 
  
  
• Message (icône d'enveloppe) - Envoyer un message interne à Do Some Good au demandeur. Si le demandeur a conservé les paramètres de notification par défaut, il recevra également un e-mail avec votre message. 
  
  

Il y a également une liste d'actions disponibles en cliquant sur les trois points dans la colonne Actions pour chaque soumission :

 

• Changer l'état - Une façon de changer l'état d'une soumission (par exemple, non traitée, en cours de révision, approuvée, etc.).
  
  
• Modifier les valeurs de soumission - Si votre formulaire comporte des champs qui 'Nécessitent une confirmation lors du changement d'état', vous pouvez modifier les valeurs de la soumission. 
  
  
• Créer une histoire - Si vous avez ajouté un "Indicateur adapté pour une histoire" aux questions de votre formulaire, cliquez sur ce bouton et les réponses à ces questions et notre générateur d'histoires créeront automatiquement une histoire POUR vous que vous pourrez partager sur les médias sociaux, alimenter automatiquement votre site web ou partager sur des sites de médias locaux (si disponibles).
  
  
• Ajouter une connexion - Si le demandeur et l'organisation qu'il représente ont un profil sur la plateforme Do Some Good, vous pouvez les ajouter en tant que connexion communautaire. 
  
  
• Vérifier le bénévole - Si le demandeur n'est pas déjà un bénévole vérifié, vous pourrez l'ajouter à votre liste de bénévoles à partir de ce menu. 
  
  
• Imprimer / Imprimer en PDF - Une façon d'imprimer une copie papier de la soumission ou de la convertir en PDF pour la partager numériquement. L'impression est gérée par votre navigateur web et variera en fonction de votre système d'exploitation et de votre choix de navigateur. 

Changement d'états

Lorsque vous êtes prêt à faire avancer une soumission dans votre flux de travail vers son prochain état, cliquez sur l'état actuel dans la liste des soumissions ou faites-le à partir de la page Détails de la soumission. La boîte de dialogue de changement d'état est l'endroit où vous pouvez : 

• Définir le nouvel état
• Vérifier les valeurs monétaires demandées/données
• Notifier l'utilisateur (ou non) 
• Définir le nouveau propriétaire de la soumission (responsable de l'étape suivante dans le flux de travail)

Définir l'état

L'utilisation principale de la boîte de dialogue de changement d'état est de faire avancer la soumission dans votre flux de travail vers son nouvel état. Il vous suffit de choisir le nouvel état dans la liste déroulante et les champs supplémentaires appropriés apparaîtront dans la boîte de dialogue de changement d'état pour que vous puissiez les modifier si nécessaire. Voir ci-dessous pour plus de détails. 

 

Confirmer ou mettre à jour les valeurs de soumission

Si votre formulaire comporte des champs monétaires (ou en nature) qui 'Nécessitent une confirmation lors du changement d'état', et que vous sélectionnez l'un des états d'approbation, ces champs apparaîtront dans la boîte de dialogue de changement d'état pour que vous puissiez les examiner. Vous aurez la possibilité de modifier ces valeurs si nécessaire avant de faire avancer la soumission vers son nouvel état. 

 

Notifier l'utilisateur

Vous avez la possibilité de notifier un utilisateur de tout changement d'état, sauf "Non traité" et "Archivé". Si vous choisissez de notifier l'utilisateur, une notification interne sera toujours envoyée. Un e-mail sera également envoyé si l'utilisateur a activé les notifications par e-mail (ce qui est la valeur par défaut).

Chaque fois que vous envoyez une notification lors d'un changement d'état, vous avez la possibilité de rédiger un message personnalisé à cet utilisateur. Si votre équipe constate que vous envoyez régulièrement les mêmes messages pour les changements d'état, vous pouvez enregistrer un message en tant que message par défaut en appuyant sur "Enregistrer comme message par défaut pour 'État'". Une fois défini, le message par défaut sera pré-rempli à chaque fois que vous sélectionnez cet état pour une soumission au même formulaire. Les messages de changement d'état par défaut peuvent également être gérés dans la page Détails du formulaire.

 

Changer de propriétaire

Si votre équipe a décidé que des personnes individuelles sont responsables de certains rôles dans le processus de révision, il peut être nécessaire d'attribuer une soumission à un autre administrateur lors du changement d'état. Cela peut être fait en sélectionnant un nouveau propriétaire dans la liste déroulante "Propriétaire". Le champ sera par défaut le propriétaire actuel (ou "Aucun propriétaire") et peut être défini sur n'importe quel autre administrateur ayant les autorisations pour gérer cette soumission.

 

Traitement par lots des soumissions

Nous avons facilité le traitement de vos soumissions par lots plutôt que une par une, ce qui vous fait gagner beaucoup de temps.

 

Sélection de plusieurs soumissions

Vous pouvez sélectionner plus d'une soumission à la fois en utilisant les cases à cocher à gauche de chaque soumission. Vous pouvez sélectionner toutes les soumissions de la page actuelle en choisissant "Tout sélectionner". Vous pouvez sélectionner des soumissions qui sont dans différents états et même celles qui proviennent de formulaires différents.

Dès que plusieurs soumissions sont sélectionnées, vos options de filtrage, de recherche et de tri disparaîtront et seront remplacées par votre action groupée. Il n'y a que deux actions que vous pouvez effectuer sur plusieurs soumissions : "Changer d'état" ou "Envoyer un message aux candidats".

Pour revoir vos options de filtrage et de tri, vous devez effacer votre sélection groupée.

 

Changer d'état

Vous pouvez changer l'état de toutes les soumissions que vous avez sélectionnées en une seule fois - très pratique !

La fenêtre "Changer les états des soumissions" pour un lot ou un groupe est très similaire à la fenêtre de changement d'état régulière pour une soumission individuelle, mais il y a quelques points à prendre en compte :

• Vous avez toujours la possibilité de notifier les candidats du changement, mais sachez que si vous décidez de fournir un message personnalisé, ce message sera envoyé à TOUS les soumissions sélectionnées, donc assurez-vous que le message est pertinent pour l'ensemble du groupe.
• Vous ne verrez pas le montant demandé par le soumissionnaire ni les mises à jour de ce montant que vos administrateurs ont effectuées. Si vous avez des champs qui nécessitent une confirmation avant de pouvoir changer d'état, un message apparaîtra (voir ci-dessous). Avant de pouvoir changer l'état du lot de soumissions, vous devrez revenir en arrière et confirmer ces valeurs d'abord.

 

 

 

Message Applicants

Vous pouvez envoyer un message à votre groupe de soumissions sélectionné en une seule fois - un gain de temps considérable ! Chaque soumissionnaire recevra le même message.

 

Données de soumission et rapports

Les données de chaque soumission sont toujours accessibles dans le rapport personnalisé de chaque formulaire. Vous trouverez des détails sur le fonctionnement des rapports et où trouver les données récapitulatives ici.