Accédez facilement aux données précieuses sur vos formulaires et soumissions ! Do Some Good vous fournit des rapports détaillés pour éclairer la prise de décision et tenir vos dirigeants informés.
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Aperçu des rapports
Pour consulter les rapports de vos formulaires et soumissions, rendez-vous sur la page "Formulaires / Générateur d'histoires" dans votre navigation à gauche et cliquez sur l'onglet "Rapports".
Cet onglet contient des rapports universels fournis par Do Some Good ainsi que des rapports pour chacun de vos formulaires actifs ou terminés.
Comme tous les rapports de Do Some Good, la plage de temps par défaut est d'un an, mais vous pouvez l'ajuster selon vos besoins.
Vos rapports peuvent être téléchargés au format de fichier CSV (valeurs séparées par des virgules). Ces fichiers peuvent être ouverts par n'importe quel programme de tableur où vous pouvez analyser et évaluer les données que vous avez collectées.
Rapports de formulaire
Chaque formulaire publié appartenant à votre entreprise, qu'il accepte activement des soumissions ou qu'il soit fermé et terminé, aura un rapport correspondant disponible dans votre onglet "Rapports".
Si un rapport est archivé, le(s) rapport(s) créé(s) pour ce formulaire seront supprimés de l'onglet "Rapport" et toutes les données des soumissions à ce formulaire seront supprimées des tableaux de bord et des résumés. Pour consulter les données d'un formulaire archivé, utilisez le filtre de votre onglet "Formulaires" pour rechercher les formulaires archivés, puis cliquez sur le bouton "Gérer" à côté du formulaire, le rapport sera disponible sur la page des détails du formulaire.
Contenu de votre rapport
Les champs système de Do Some Good constitueront les premières colonnes de chaque rapport :
- ID : L'identifiant unique du système pour la soumission.
- Date de soumission : La date et l'heure de la soumission.
- État : L'état actuel de la soumission (en cours de révision, approuvé, refusé, etc.).
- Expéditeur : Le compte utilisateur Do Some Good utilisé pour soumettre le formulaire.
Le reste du rapport est constitué des données de votre soumission de formulaire. Chaque champ ayant la propriété "Inclure dans les rapports" définie dans le générateur de formulaires sera une colonne de votre rapport. Les colonnes seront dans le même ordre que sur votre formulaire. Vous avez la possibilité dans le générateur de formulaires de définir le nom de la colonne dans le rapport, sinon le nom de la colonne sera la question/l'intitulé du champ. La plupart des champs de saisie utilisateur dans le générateur de formulaires ont la propriété "Inclure dans les rapports" définie par défaut.
Champs nécessitant une confirmation
Les champs qui ont l'option 'Requiert une confirmation lors du changement d'état' sont souvent des champs monétaires de type 'Total'. Ces champs monétaires sont traités avec une attention particulière lors du processus d'approbation par votre équipe et, de même, ils font l'objet d'un traitement spécial dans nos rapports.
Chaque champ 'Requiert une confirmation lors du changement d'état' peut éventuellement être mis à jour par votre équipe de révision. Pour cette raison, nous représentons chacun de ces champs avec DEUX colonnes dans le rapport de votre formulaire :
- La première colonne contient la valeur du montant initial soumis.
- La deuxième colonne contient la valeur du montant actuel (mis à jour par un administrateur) et affiche les mots 'Valeur confirmée' dans l'en-tête de la colonne.
- Si la valeur initiale n'a jamais été mise à jour, le montant initial soumis apparaîtra dans la colonne 'Valeur confirmée'.
Versions du rapport
Chaque fois que vous apportez une modification à votre formulaire, nous enregistrons la nouvelle version du formulaire, mais nous n'enregistrons une nouvelle version du rapport que si le changement affecte les données qui seront rapportées. Les types de modifications qui entraîneront la génération d'un nouveau rapport sont les suivants :
- Suppression d'un champ inclus dans un rapport ou suppression de la propriété 'Inclure dans les rapports' d'un champ.
- Ajout d'un nouveau champ à votre formulaire.
- Modification du nom de colonne pour les rapports dans les propriétés d'un champ, ou si le nom de colonne n'a pas été défini, modification de l'étiquette du champ du formulaire.
Les types de modifications qui NE généreront PAS un nouveau rapport sont les suivants :
- Modification de texte, d'images ou d'éléments de conception.
- Apporter des modifications ou ajouter/supprimer des champs qui n'ont pas la propriété 'Inclure dans les rapports' sélectionnée.
- Modifier les options de choix multiple ou de sélection disponibles dans un champ particulier.
Lorsqu'une nouvelle version d'un formulaire est générée, la carte de l'onglet 'Rapports' est mise à jour avec une liste déroulante indiquant le numéro de version le plus récent du formulaire qui est utilisé pour le rapport.
Si vous cliquez n'importe où dans le nom du formulaire, vous exécutez toujours la version la plus récente du rapport pour ce formulaire. Cependant, vous pouvez sélectionner la liste déroulante et exécuter un rapport basé sur une version antérieure du formulaire. Cela est utile si vous avez supprimé une valeur de votre rapport. La seule façon de voir ce champ à partir des soumissions antérieures sera d'exécuter une version plus ancienne du rapport.
Lorsque le rapport est exécuté, il affiche la date de création de la version du rapport.
Que signifie le numéro de version d'un rapport ?
Le numéro de version du rapport correspond en réalité à la version du formulaire sur lequel le rapport est exécuté. Chaque fois que vous modifiez un formulaire publié, même pour des changements mineurs qui n'affecteront pas la sortie des rapports, Do Some Good enregistre cette version de formulaire dans notre base de données. Si la modification entraîne la génération d'une nouvelle version de rapport, ce rapport aura un numéro de version identique à la dernière version du formulaire.
Étant donné que vous pouvez apporter des modifications au formulaire qui n'ont pas besoin de générer un nouveau rapport, il est possible que vous constatiez des lacunes dans les versions des rapports, ce qui est normal.
Que se passe-t-il avec un rapport lorsque j'ajoute ou supprime un champ de formulaire ?
Suppression de champs : Si vous supprimez un champ d'un formulaire, toutes les soumissions futures ne contiendront pas ce champ. Par conséquent, ce champ ne sera plus inclus dans le dernier rapport. Lors de l'exécution du dernier rapport, il n'inclura PAS de colonne pour le champ supprimé, même si le rapport est exécuté pour une plage de dates incluant d'anciennes soumissions qui contenaient ce champ. Si vous souhaitez voir les données du champ supprimé dans les anciennes soumissions, vous devrez exécuter une version antérieure du rapport.
Ajout de champs : Si vous ajoutez un nouveau champ à un formulaire, toutes les soumissions futures pourront contenir ce champ. Par conséquent, ce champ aura une colonne pour héberger les données dans le nouveau rapport. Si le dernier rapport est exécuté, la colonne pour le nouveau champ sera présente et toutes les anciennes soumissions laisseront cette colonne vide. Si un ancien rapport est exécuté, la colonne pour le nouveau champ n'existera pas.
Rapports personnalisés
Do Some Good peut créer des rapports personnalisés pour vous si vous avez des besoins spécifiques. Il vous suffit de nous envoyer un e-mail à l'adresse info@dosomegood.ca, mais veuillez noter que des frais de développement personnalisé s'appliqueront.
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