Si vous traitez des demandes de dons, un soutien financier ou des demandes de biens ou services en nature, l'élément 'Entrée en dollars' et la propriété 'Total' seront essentiels pour suivre les dons totaux de votre programme.
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REMARQUE : L'élément 'Entrée en dollars' et les autres champs de totalisation sont des éléments avancés qui pourraient un jour être inclus dans un package payant pour les fondations et autres entités bien financées qui distribuent de l'argent à d'autres. Il y aura toujours une version gratuite de Do Some Good pour les organisations et nous ne supprimerons jamais, ne limiterons pas votre utilisation ou ne vous facturerons pas les formulaires existants, même si certaines fonctionnalités que vous utilisez font partie d'un package payant à une date ultérieure.
Introduction
Si vous gérez un programme de demande de subvention ou de parrainage, ou si vous fournissez une aide financière à des clients, vous demandez fréquemment au demandeur le montant d'argent qu'il demande de votre programme. Vous pouvez également poser des questions sur l'organisation elle-même, telles que le budget annuel ou ses revenus provenant d'autres sources. Cependant, ces questions doivent être traitées de manière très différente ; un type est une demande de paiement d'argent ou de produits ou services en nature, l'autre est simplement pour votre information afin de faciliter la prise de décision. De plus, si vous accordez de l'argent ou des biens à quelqu'un, vous voulez vous assurer très certainement que vous accordez le montant correct. Le reste de cet article vous explique comment utiliser les propriétés 'Total' et 'Confirmation requise' pour y parvenir.
Champs de totalisation
Chaque fois que vous faites glisser un nouvel élément 'Entrée en dollars' sur un formulaire, par défaut, il a la propriété avancée 'Inclure dans le total pour les $ demandés'. Cela signifie que la valeur saisie dans chaque champ Total de la soumission contribuera aux totaux de deux manières clés :
- Contribuer aux colonnes Demandé et Payé de votre page Formulaires.
- Contribuer aux montants Demandé et Payé dans vos rapports de synthèse des formulaires.
- Contribuer à la zone 'Montants totaux' sur chaque page Détails de soumission.
- S'il est modifié en 'Inclure dans le total pour les $ en nature', il fonctionne de la même manière, mais au lieu de contribuer à un total Monétaire, il contribue à un total En nature. Vous pouvez inclure les deux types de champs Total sur votre formulaire.
Confirmation requise lors du changement d'état
Par défaut, un nouvel élément 'Saisie de montant' aura également 'Nécessite une confirmation lors du changement d'état' sélectionné. Cela signifie que la valeur sera affichée et éventuellement modifiée et ajustée par vos administrateurs lors du processus de révision et d'approbation. Lors du passage à un état approuvé, les valeurs nécessitant une confirmation (valeur d'origine et valeur mise à jour) vous seront affichées. Lorsqu'elles sont incluses dans les rapports, deux colonnes seront disponibles pour ce champ. Une pour le montant de la demande d'origine et une pour le montant au moment de l'exécution du rapport.
En fin de compte, si vous demandez à un demandeur combien il souhaite recevoir de votre organisation, que ce soit un don en espèces ou en nature, vous devriez avoir la Totalisation et l'option Nécessite une confirmation lors du changement d'état sélectionnées par défaut. Si vous demandez des informations sur les budgets, les objectifs, les revenus ou toute autre valeur qui ne sera pas fournie par votre entreprise, alors ces propriétés ne doivent pas être sélectionnées.
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