Créer un poste (pour les organisations)

 

Créez des postes de bénévoles pour recruter, planifier, gérer et communiquer facilement avec les bénévoles. Ce système puissant et facile à utiliser vous fait gagner du temps et vous assure d'obtenir le soutien dont vous avez besoin.

 

La création, la gestion et la planification de tous les postes de bénévoles se font depuis la section "Gestion" de votre organisation en accédant à la page "Postes et événements". Nous avons ajouté de nouveaux filtres et capacités de tri pour vous permettre d'accéder rapidement et facilement aux informations dont vous avez besoin.

La création de postes de bénévoles est rapide et facile, mais nous avons partagé quelques conseils et meilleures pratiques ci-dessous pour vous assurer de tirer le meilleur parti de Do Some Good!

 

Liens rapides :

• Conseils pour la création de postes
• Options de publication
• Partage : meilleures pratiques
• Clôture/Fin du poste

 

Une fois que vous avez créé un poste, vous pouvez également être intéressé par des détails plus approfondis sur la gestion des événements et des postes (par exemple, le système d'approbation et de communication), la planification des bénévoles / les quarts de travail ou la possibilité de voir tous les quarts de travail à venir et les bénévoles directement dans votre calendrier en synchronisant votre calendrier.

 

 

 

Création de poste - Conseils

Avant de commencer : Avez-vous déjà créé un poste similaire à celui que vous souhaitez créer ?

 

Vous pouvez "Faire une copie" d'un ancien poste, ce qui copie TOUS les détails (y compris les autorisations, la visibilité, etc.) et ensuite modifier rapidement tout ce qui a changé. Maintenant, c'est facile !

REMARQUE : Il se peut que le poste que vous souhaitez dupliquer soit plus ancien ou ait déjà été terminé. Utilisez les options de "Filtrage" pour afficher les postes qui ont été terminés ou archivés.

 

 

Étape 1 : Création d'un nouveau poste

Informations sur le poste :

• Rôle : Si vous avez déjà créé un rôle (par exemple, une équipe de nettoyage), vous pouvez rechercher et choisir le rôle et il copiera automatiquement les compétences associées à ce rôle. Bien que facultatif, il est recommandé de choisir des compétences car cela aide les bénévoles à trouver des opportunités personnalisées à leurs compétences.

• Impact : Informez les bénévoles de l'impact de leur temps. Ce texte apparaîtra sur la carte du poste ainsi que sur les profils des bénévoles qui ont postulé pour le poste.

• Causes : Tout comme les compétences, ce champ est facultatif, mais nous vous recommandons d'ajouter les causes que l'opportunité soutient, car cela aide les bénévoles à trouver des opportunités personnalisées en fonction de leurs intérêts et de leurs préoccupations. Si ce poste fait partie d'un événement, il sera automatiquement pré-rempli avec les causes que vous avez choisies pour cet événement. S'il ne s'agit pas d'un événement, il sera automatiquement pré-rempli avec les causes que vous avez choisies pour le profil de votre organisation, mais celles-ci peuvent être modifiées et personnalisées pour chaque poste.

• « Ce poste convient-il à l'un des éléments suivants ? » : Choisissez les publics auxquels ce poste convient idéalement. Les utilisateurs pourront utiliser les options de recherche avancée sur la page « S'impliquer » pour affiner toutes les positions publiées selon ces critères. Remarque : Cela ne signifie pas que votre poste ne sera trouvé que par les personnes choisissant ces critères ; cela signifie que toutes les personnes verront votre poste, mais SI les personnes choisissent de restreindre leur recherche selon ces critères, il sera trouvé.

• Exigences : Informez les bénévoles s'ils ont besoin d'une vérification des antécédents criminels, s'ils doivent suivre une orientation, etc. Appuyez sur « Ajouter » pour en ajouter autant que nécessaire. Le suivi de ces exigences peut être effectué à l'aide de la fonctionnalité de messagerie.

 

Candidatures / Autorisations / Visibilité et emplacement :

• Demandes de bénévolat : Préparez-vous à de puissantes options ! Vous pouvez choisir comment gérer les demandes de bénévolat. Vous pouvez également fixer une date limite si vous avez besoin d'une date de clôture à laquelle les personnes peuvent postuler, et vous pouvez maintenant personnaliser un message que les candidats recevront après avoir postulé. Cela vous permet de fixer des attentes, de partager les prochaines étapes et de communiquer immédiatement toute information importante. 
  • Approbation requise : Demandez aux personnes de postuler et exigez une approbation si vous devez effectuer une vérification ou vous assurer que les bénévoles répondent aux exigences ou possèdent les compétences nécessaires pour répondre à vos besoins.  
  • Aucune approbation requise : Vous pouvez également choisir que les bénévoles puissent s'inscrire eux-mêmes sans approbation. Cela peut être utile si vous voulez simplement que le plus de personnes possible se présentent ou si c'est simplement une opportunité "premier arrivé, premier servi".
  • Désactiver les demandes : La troisième option est de ne pas avoir du tout de demandes et, à la place, vous pouvez ajouter des bénévoles existants à un poste et les affecter directement à des quarts de travail ou des créneaux horaires si vous les ajoutez ultérieurement. Pour plus de détails sur la planification, consultez cet article.
• Astuces "Permissions" : Profitez d'une flexibilité optimale ! Si vous souhaitez avoir un poste de bénévole privé pour les bénévoles existants, vous pouvez choisir le public auquel vous souhaitez que le poste soit visible.

• Message pour les bénévoles : Après que votre bénévole s'est inscrit/a postulé pour le poste, il verra un écran de remerciement. Vous pouvez éventuellement laisser un message personnalisé à votre bénévole qui apparaîtra sur cet écran. Cela peut être n'importe quoi, des instructions à un lien vers plus d'informations sur le processus de candidature, en passant par un simple merci.

• Astuces "Visibilité" : Cochez toutes les options pour maximiser la visibilité. Si vous choisissez que seuls les bénévoles existants peuvent accéder au poste (dans les permissions), alors ces options de visibilité s'appliquent uniquement à ce public. Par exemple, si vous avez un poste privé pour les bénévoles existants et que vous cochez la case "Sur la page de profil de votre organisation", seules les personnes connectées à votre organisation en tant que bénévoles existants sur Do Some Good pourront le voir à cet endroit sur la plateforme et il sera privé pour tous les autres utilisateurs. 

• Emplacement du poste : Indiquez où vous attendez que les bénévoles se rencontrent (cela peut être saisi et défini différemment pour chaque poste de bénévole différent). Lorsque vous ajoutez l'emplacement, les utilisateurs pourront cliquer sur le mot "carte" pour voir l'emplacement et obtenir des indications via Google Maps. Si vous choisissez "Ce poste peut être effectué à distance, en ligne ou par téléphone", cela signifie que les bénévoles peuvent effectuer ce poste de n'importe où (par exemple, la conception graphique - création d'affiches). Le BONUS est que si vous choisissez cette option, des bénévoles de tout le pays pourront le voir !

 

Étape 2

Votre poste est toujours en mode brouillon après l'étape 1, vous pouvez donc apporter des modifications et effectuer les prochaines étapes avant qu'il ne soit publié.

• Besoin de faire des modifications ? Peut-être que la date ou l'heure a changé ou que vous avez accidentellement rendu le poste privé au lieu de public. Pas de soucis. Vous pouvez modifier les détails du poste à tout moment.

• Votre poste fait-il partie d'un événement ? Il est maintenant extrêmement facile de lier ou de délier des postes de bénévoles à un événement en un seul clic !

• Ajouter des quarts de travail et une planification : Vous pouvez ajouter autant de quarts de travail pour des horaires spécifiques que vous avez besoin. Par exemple, pour un poste de "Stand d'inscription", vous pouvez avoir besoin de bénévoles de 8h à 10h et de 10h à midi. L'ajout de quarts de travail vous permet de planifier et d'organiser facilement vos bénévoles en fonction du temps, et simplifie le processus de demande et d'approbation ainsi que les communications ! Pour plus de détails sur la planification, consultez cet article.

• "Avantages de ce poste" : Une partie de l'avantage de créer des connexions sur Do Some Good est que vos collaborateurs peuvent vous aider à partager votre histoire et à faire passer le mot. En ajoutant d'autres organisations que votre poste soutient, ils seront encouragés à vous aider à promouvoir le poste. Ils seront notifiés une fois que vous aurez appuyé sur "Publier" ou, si vous avez déjà publié le poste, ils seront notifiés immédiatement après avoir été ajoutés. S'il s'agit d'un poste privé, ils ne seront pas notifiés (pas de soucis).

• Bénévoles : Cette liste comprend les candidats et (si l'approbation est requise) vous pouvez gérer les approbations et les messages directement depuis votre poste ! En un clic, vous pouvez facilement envoyer un message à tous les bénévoles (avant, pendant ou après) et vous pouvez télécharger un fichier CSV pour l'utiliser comme liste d'inscription imprimable ! CONSEIL BONUS : Si vous avez d'abord créé le poste, puis ajouté des quarts de travail, il se peut que vos bénévoles soient approuvés, mais ne soient pas affectés à un créneau horaire spécifique. Dans ce cas, à côté de leur nom, vous verrez un bouton qui dit "Affecter un quart de travail" qui vous permet de placer vos bénévoles dans les quarts de travail dont vous avez besoin.

• ***Ajouter une option de bénévolat : Si une planification est nécessaire, nous vous recommandons vivement d'utiliser des quarts de travail pour vous faire gagner du temps et des tracas. Mais si la chronologie exacte n'a pas d'importance (par exemple, quelqu'un créant des affiches pour un événement) ou si vous souhaitez planifier hors ligne et simplement organiser les personnes par poste de bénévole, vous disposez maintenant d'un outil puissant pour ajouter tous les bénévoles existants au poste. Cela est particulièrement utile si un bénévole existant a confirmé hors ligne qu'il peut participer et que vous souhaitez tout organiser et rationaliser les communications en un seul endroit. Une fois le poste terminé, cela signifie également qu'il les encouragera à enregistrer les heures OU vous pouvez enregistrer les heures en leur nom ! Pour plus de détails sur la planification, consultez cet article.

• Activité récente : C'est un excellent moyen pour vous ou d'autres administrateurs de connaître les détails liés à un poste spécifique. Cela inclut tout, des heures de création, si quelque chose a été annulé ou mis à jour, ainsi que des détails nécessaires sur les candidatures et vos bénévoles.

 

 

 

Options de publication

• Enregistré en tant que brouillon : Lorsque vous créez une position de bénévole, elle est toujours créée en tant que brouillon. Les brouillons apparaîtront sur votre page "Positions et événements" en orange avec le mot "Brouillon". Seuls les autres administrateurs de votre organisation pourront voir le brouillon jusqu'à ce qu'il soit publié.

• Publier : Si vous avez plusieurs positions, en particulier si elles font partie d'un événement, assurez-vous de publier chacune d'entre elles (sous forme d'histoire) afin qu'elles puissent être trouvées par des bénévoles potentiels. Vous pouvez publier votre position depuis le haut de la page des détails de la position dans votre espace de gestion de l'organisation.

 

 

 

Maintenant, partagez ! Bonnes pratiques pour le recrutement

Une fois que vous avez créé et publié votre position de bénévole, votre public pourra les trouver via les emplacements de "Visibilité" que vous avez choisis (par exemple, la page "S'impliquer" ou via votre profil). Il existe d'autres moyens supplémentaires pour augmenter le trafic et attirer un plus grand nombre de bénévoles intéressés :

 

 

Depuis la page de la position ou lors de la gestion de la position, appuyez sur "Partager". Vous pouvez choisir de partager la position sur les réseaux sociaux de votre choix. Si vous souhaitez attirer du trafic vers votre position via un e-mail ou une newsletter, il vous suffit de copier-coller le lien direct. Vous pouvez également choisir l'option "Do Some Good", qui créera automatiquement une publication d'histoire qui sera visible sur le fil d'actualité.

• BONUS : Si vous avez des widgets intégrés (par exemple, sur votre site web), cela lui donnera une exposition supplémentaire via ces intégrations. Vous n'avez pas de widgets intégrés... vous devriez ! En savoir plus ICI.

• BONUS SUPPLÉMENTAIRE : Si vous partagez votre position sous forme de publication d'histoire sur Do Some Good dans des emplacements où nous avons des partenaires médiatiques, votre position bénéficiera également de vues et d'interactions supplémentaires via les médias !

 

 

Que faire lorsque la position est terminée ?

Toutes les bonnes choses ont une fin. Lorsqu'une position de bénévole active n'est plus nécessaire, elle doit être marquée comme terminée. Si vous avez des quarts de travail avec des dates et des heures spécifiques, cela se fera automatiquement lorsque tous les quarts de travail seront terminés ou dans le passé. Si vous avez une position "Flexible" sans aucun quart de travail, vous pouvez choisir de "Fermer cette position" dans la section "Quarts de travail et planification" de la position.

Cela aura les effets suivants :

• Tous les bénévoles actifs pour cette position recevront une notification indiquant que la position de bénévole a été terminée par l'administrateur.

• Tous les bénévoles actifs verront leur poste déplacé dans la section "Historique des bénévoles" de leur profil et auront 30 jours pour enregistrer les heures de bénévolat restantes.

• Le poste sera supprimé des recherches publiques, des listes et des widgets. Les administrateurs pourront toujours le trouver dans la zone de gestion des postes en choisissant l'option de filtre "Postes terminés".