Créer un événement (pour les organisations)

Sensibilisez les gens à vos événements. Suivez la participation et recrutez des bénévoles si nécessaire. Profitez de la flexibilité de publier des événements en public ou en privé.

Toute la création et la gestion des événements se font depuis la section "Gestion" de votre organisation en accédant à la page "Postes et événements", puis en sélectionnant l'onglet "Événements". Nous avons ajouté de nouveaux filtres et vues pour vous permettre d'accéder rapidement et facilement aux informations dont vous avez besoin.

La création d'événements est rapide et facile, mais nous avons partagé quelques conseils et bonnes pratiques ci-dessous pour vous assurer de tirer le meilleur parti de Do Some Good!  

Utilisez ces liens pour accéder à la section dont vous avez besoin :

• Création d'un événement - Conseils
• Options de publication
• Partage : Meilleures pratiques

Vous pourriez également être intéressé par des détails plus approfondis sur la gestion des événements et des postes une fois que vous avez créé l'événement (par exemple, le système de communication, les approbations). Cliquez ICI pour en savoir plus.

CRÉATION D'ÉVÉNEMENT - Conseils

Étape 1

• Qu'est-ce que "Autoriser la participation et les RSVP sans avoir besoin de bénévoler" ? Cela permet aux gens de vous informer s'ils peuvent participer à votre événement ou non (voir l'image). Cela vous aide à suivre la participation et à communiquer facilement avec les participants. Vous ne décocheriez cette option que si vous êtes uniquement axé sur le bénévolat et non sur la promotion de l'événement auprès des participants potentiels.

• Conseils sur les "Autorisations" : Profitez de la flexibilité à son meilleur ! Si vous souhaitez organiser un événement privé, vous pouvez choisir le public auquel vous souhaitez que l'événement soit visible. Vous pouvez également organiser un événement public (par exemple, une collecte de fonds) pour sensibiliser et mettre en place des postes privés ultérieurement.

• Conseils sur la "Visibilité" : Cochez toutes les options pour maximiser la visibilité. Si vous choisissez que seuls les bénévoles existants peuvent accéder à l'événement (dans les autorisations), alors ces options de visibilité s'appliquent uniquement à ce public. Par exemple, si vous avez un événement privé pour les bénévoles existants et que vous cochez la case "Sur la page de profil de votre organisation", seules les personnes connectées à votre organisation en tant que bénévoles existants sur Do Some Good pourront le voir à cet endroit sur la plateforme et il sera privé pour tous les autres utilisateurs.

Étape 2

Votre événement est toujours en mode brouillon après l'étape 1, vous pouvez donc apporter des modifications et effectuer les prochaines étapes avant sa publication.

• Besoin de faire des modifications ? Peut-être que la date ou l'heure a changé ou que vous avez accidentellement rendu l'événement privé au lieu de public. Pas de soucis. Vous pouvez modifier les détails de l'événement à tout moment.

• Cet événement bénéficie / soutient : L'un des avantages de se connecter sur Do Some Good est que ceux avec qui vous collaborez peuvent vous aider à partager votre histoire et à la diffuser. En ajoutant d'autres organisations que votre événement soutient, elles seront encouragées à vous aider à promouvoir l'événement. Elles seront informées une fois que vous aurez appuyé sur "Publier" ou, si vous avez déjà publié l'événement, elles seront informées immédiatement après avoir été ajoutées. Si c'est un événement privé, elles ne seront pas informées (pas de soucis). 

• Postes de bénévoles : Besoin de bénévoles pour aider lors de l'événement ? Vous pouvez en ajouter un ou plusieurs et également ajouter des créneaux horaires pour les moments spécifiques où ils sont nécessaires. Pour plus de détails sur la création de postes, cliquez ICI. Nous avons également facilité la liaison des postes aux événements ultérieurement.

• Participants : Si vous avez autorisé les participants à confirmer leur présence, c'est ici que vous verrez qui peut venir et qui ne peut pas. En un clic, vous pouvez facilement envoyer un message à tous les participants (avant, pendant ou après) et vous pouvez télécharger un fichier CSV pour l'utiliser comme liste d'inscription imprimable !

OPTIONS DE PUBLICATION

• Enregistré en tant que brouillon : Lorsque vous créez un événement, il est toujours créé en tant que brouillon. Les brouillons apparaîtront sur votre page "Postes et événements" (et sur l'onglet Événements) en orange avec le mot "Brouillon". Seuls les autres administrateurs de votre organisation pourront voir le brouillon jusqu'à ce qu'il soit publié. 

• Publier : Vous pouvez publier votre événement depuis le haut de la page des détails de l'événement dans votre espace de gestion de l'organisation. Une fois publié, toutes les autres organisations que vous avez répertoriées en tant que bénéficiaires seront informées.

PARTAGEZ MAINTENANT ! MEILLEURES PRATIQUES DE PROMOTION

Une fois que vous avez créé et publié votre événement, votre public pourra les trouver via les emplacements de "Visibilité" que vous avez choisis (par exemple, la page "Participer" ou via votre profil). Il existe d'autres moyens supplémentaires pour augmenter le trafic et attirer un plus grand nombre de participants et de bénévoles intéressés :

Depuis la page de l'événement ou lors de la gestion de l'événement, appuyez sur "Partager". Vous pouvez choisir de partager l'événement sur les réseaux sociaux de votre choix. Si vous souhaitez attirer du trafic vers votre événement via un e-mail ou une newsletter, il vous suffit de copier-coller le lien direct. Vous pouvez également choisir l'option "Do Some Good", qui créera automatiquement une publication d'histoire qui sera visible sur le fil d'actualité.

• BONUS : Si vous avez des widgets intégrés (par exemple, sur votre site web), cela lui donnera une exposition supplémentaire via ces intégrations. Vous n'avez pas de widgets intégrés... vous devriez ! En savoir plus ICI.

• BONUS SUPPLÉMENTAIRE : Si vous partagez votre événement en tant que publication d'histoire sur Do Some Good, dans les endroits où nous avons des partenaires médiatiques, votre événement bénéficiera également de vues et d'interactions supplémentaires via les médias !