Planification des bénévoles (pour les organisations)

Do Some Good facilite la planification des bénévoles. Passez moins de temps sur les tâches administratives et plus de temps à vous concentrer sur ce qui compte vraiment.

Je suis sûr que vous avez déjà été frustré par les montagnes de fichiers et le travail administratif associé à la planification des bénévoles ? Nous comprenons que cela peut être une tâche difficile. L'utilisation de feuilles de calcul pour organiser les bénévoles est non seulement inefficace, mais elle coûte probablement du temps et de l'argent à votre organisation en réduisant la productivité et en créant des problèmes de communication.

Liens rapides : 

• Qu'est-ce qu'un créneau horaire ?
• Conseils pour créer des créneaux horaires
• Exemples / Scénarios utiles
• Après la création des créneaux horaires / Gestion des créneaux horaires
• Meilleures pratiques - Synchronisation du calendrier

Qu'est-ce qu'un créneau horaire ?

Les créneaux horaires correspondent aux plages horaires pour un poste. Ils fournissent simplement des détails sur le nombre de personnes dont vous avez besoin à un moment précis. Que ce soit pour un créneau horaire unique sur quelques heures (par exemple, un événement) ou pour un créneau horaire récurrent (une fois par semaine, une fois par mois, trimestriellement, selon votre planning spécifique), nous nous chargeons de la planification à votre place. 

Conseils pour créer des créneaux horaires

• "Nombre maximum de bénévoles nécessaires" : Choisissez combien de bénévoles vous avez besoin pour votre créneau horaire - cela s'applique spécifiquement au processus de candidature. Prenons l'exemple de 5 bénévoles. Si vous avez choisi que l'approbation est requise pour le poste, vous pourriez avoir 20 candidats, mais une fois que vous avez approuvé 5 personnes, la possibilité de candidature sera désactivée car elle sera "complète". Si vous n'exigez pas d'approbation, les 5 premiers candidats à postuler occuperont les places disponibles. Vous pouvez toujours modifier ce nombre si vous en avez besoin de plus. De plus, cela n'affecte pas votre capacité à ajouter des bénévoles au créneau horaire. En tant qu'administrateur, vous pouvez ajouter autant de vos bénévoles existants à un créneau horaire, quel que soit le nombre que vous avez défini.

• Que signifie "La plage horaire est flexible dans ces heures ?" : Il se peut que vous ayez besoin de bénévoles le matin (entre 9h et midi), mais que vous n'ayez pas nécessairement besoin d'eux pendant toute cette durée. Cela vous permet de planifier les bénévoles pour le matin, mais communique les attentes aux bénévoles en suggérant une durée minimale nécessaire pendant cette plage horaire.

• Parlez-moi davantage de "À quelle fréquence ce créneau horaire se répète-t-il ?" : C'est là que réside la véritable puissance ! Vous pouvez avoir des créneaux horaires qui se produisent une seule fois ou vous pouvez choisir s'ils se répètent, que ce soit chaque semaine, toutes les deux semaines, tous les mois, tous les trimestres - comme vous le souhaitez ! C'est extrêmement puissant car les bénévoles peuvent synchroniser leur calendrier et savoir toujours quand se déroule le prochain créneau horaire. La beauté de cela, c'est que vous pouvez apporter des modifications à tout moment (même après la publication), y compris l'ajout, la modification et la suppression de jours. Donc, si votre comité d'événement se réunissait une fois par mois et que vous souhaitez changer la fréquence pour une fois par semaine avant l'événement, aucun problème ! Nous avons inclus ci-dessous quelques exemples courants pour voir les différentes façons dont vous pouvez utiliser les créneaux horaires et le planning récurrent à son plein potentiel.

• IMPORTANT : Que se passe-t-il lorsque je coche ou décoche "Recherche de bénévoles réguliers (Lorsque cette option est cochée, les candidats seront invités à participer à toutes les occurrences si possible. Le candidat peut toujours définir sa disponibilité.)" ?
• Lorsque c'est coché : Tous les bénévoles seront automatiquement approuvés et attendus pour toutes les futures occasions. Ils auront la possibilité de dire s'ils ne peuvent pas y assister à certaines occurrences spécifiques. Ce choix est probablement destiné à un poste de conseil régulier ou lorsque vous souhaitez avoir les mêmes personnes à chaque fois.
• Lorsque c'est décoché : Les bénévoles auront accès à toutes les futures occurrences et pourront choisir celles auxquelles ils peuvent participer. Ce choix signifie généralement que vous avez besoin de bénévoles (par exemple, toutes les 2 semaines), mais peu importe si c'est le même groupe de personnes ou un groupe différent à chaque fois.

Exemples utiles

Voici quelques scénarios courants où l'utilisation de la planification peut être particulièrement utile. Nous avons fourni quelques idées avec des captures d'écran pour vous montrer comment configurer cela. Pour chacun de ces scénarios, vous avez déjà ajouté l'heure de début et de fin spécifique pour le premier quart de travail. Pour les horaires récurrents dans les exemples ci-dessous, les heures de début et de fin (par exemple, 16h-17h) seraient dupliquées.

• 1) Membres du conseil d'administration : Vous voudrez peut-être que les membres du conseil se réunissent une fois par trimestre (tous les 3 mois) et que l'horaire récurrent se produise un certain jour (par exemple, le 15 du mois) ou un jour de la semaine régulier (par exemple, le deuxième mercredi de ce mois).

• 2) Comité d'événement : Vous voudrez peut-être que votre comité se réunisse une fois toutes les 3 semaines le jeudi tout au long de l'année. Il est probable que les choses puissent changer à mesure que vous vous rapprochez de l'événement. Par exemple, le mois précédant l'événement, vous voudrez peut-être changer la fréquence de vos réunions pour qu'elles aient lieu une fois par semaine. Consultez la section ci-dessous sur la gestion des quarts de travail et les modifications pour découvrir comment cela peut être fait une fois que vous avez créé vos quarts de travail et vos horaires initiaux.

• 3) Employés d'entrepôt : Vous avez peut-être besoin de bénévoles pour trier les denrées alimentaires chaque lundi, mercredi et jeudi. Si cela peut être fait par différents bénévoles à chaque fois, il suffit de ne pas cocher la case "Recherche de bénévoles réguliers". Si cela est continu et permanent tout au long de l'année, il suffit de ne pas ajouter de "date de fin" et cela se poursuivra indéfiniment.

• 4) Événement sur plusieurs jours : Il se peut que vous ayez besoin de bénévoles pour la même heure chaque jour pendant 2 à 3 jours consécutifs. Au lieu de créer plusieurs quarts de travail, vous pouvez en créer un qui se répète quotidiennement et simplement choisir la date à laquelle cela se répétera jusqu'à.

Après la création des quarts de travail - Gestion des quarts de travail / Modifications

Pour chaque poste de bénévole, vous pouvez toujours revenir en arrière et ajouter de nouveaux quarts de travail ou "Gérer" chaque quart de travail. Alors, que pouvez-vous faire lors de la gestion d'un quart de travail? Découvrez ces avantages clés: 

• Besoin de faire des modifications? Peut-être avez-vous voulu choisir que vous souhaitez les mêmes bénévoles à chaque fois ou vous avez décidé que vous avez besoin de plus de bénévoles, il vous suffit de modifier les détails à tout moment.

• Consultation de votre calendrier: Faites défiler les dates des quarts de travail ou utilisez le calendrier pour accéder facilement à un quart de travail spécifique afin de voir qui y participe et de pouvoir apporter des modifications ou communiquer avec un groupe spécifique.

• Annulation de dates individuelles: Il se peut que vous ayez besoin d'annuler un seul quart de travail spécifique. Pas de problème! Tous les bénévoles marqués comme participants seront automatiquement informés de l'annulation du quart de travail... nous avons tout prévu!

• Changement de calendrier: Supposons que tout se passe bien pour votre calendrier hebdomadaire, mais que vous devez apporter des modifications à tous les quarts de travail futurs. Pas de problème! Vous n'avez pas besoin de créer un nouveau quart de travail ou d'annuler celui-ci, il vous suffit de choisir "Changer le calendrier". Vous pouvez modifier les heures de début/fin d'une ou plusieurs dates de quart de travail, ou vous pouvez apporter une modification à la planification récurrente des dates de quart de travail.

• Insérer une date ad hoc: Il se peut que vous soyez satisfait des bénévoles qui viennent chaque semaine, mais que vous preniez du retard ou que la demande ait augmenté et que vous souhaitiez ajouter un jour qui ne correspond pas nécessairement à votre calendrier habituel. Si vous avez besoin d'une date et d'une heure ponctuelles où vos bénévoles se présentent, choisissez la date et l'heure de début et de fin, puis ajoutez-la à votre calendrier.

• Approuver / Supprimer et AJOUTER des bénévoles : C'est l'une de nos fonctionnalités préférées ! Vous pouvez maintenant facilement approuver, supprimer ou déplacer des bénévoles entre les quarts de travail. Peut-être savez-vous que des bénévoles existants sont disponibles et vous avez tout le pouvoir de les ajouter aux quarts de travail dont vous avez besoin - vous n'avez plus besoin qu'ils postulent ou cliquent sur un lien ! Il vous suffit d'ajouter les bénévoles existants aux quarts de travail où ils sont nécessaires et ils recevront une notification par e-mail pour savoir quand ils sont nécessaires. C'est aussi simple que ça ! De plus, il se peut qu'un bénévole ait postulé pour le poste mais pas pour un quart de travail spécifique, ou que vous ayez ajouté des quarts de travail par la suite. Dans ce cas, lorsque vous gérez le poste - dans la liste des bénévoles, vous verrez "Assigner un quart de travail" et vous pourrez ensuite choisir un quart de travail spécifique pour les assigner.

• 'Bénévoles fictifs' : Nous savons que certaines personnes n'ont aucun intérêt à s'inscrire à un autre service ou à utiliser la technologie en général. Pour vous assurer que vous pouvez toujours gérer et suivre toutes les heures pour eux, nous avons créé le concept de 'bénévole fictif'. Chaque fois que vous choisissez d'ajouter un bénévole à un quart de travail ou à un poste, vous pouvez choisir d'ajouter un bénévole sans compte. Cela créera un espace réservé à ajouter aux quarts de travail et à suivre les heures. Vous n'aurez à le faire qu'une seule fois pour chaque personne, car elles apparaîtront dans votre liste de bénévoles à partir de ce moment-là.

• Messagerie : Il a toujours été facile d'envoyer un message groupé à tous les bénévoles, à toutes les personnes participant ou bénévoles lors d'un événement ou d'un poste spécifique, mais maintenant vous avez la possibilité d'envoyer un message groupé spécifiquement pour un quart de travail donné ! Il se peut que vous envoyiez un rappel avant le quart de travail, un message important à tous ceux qui aident pendant un quart de travail ou un suivi pour remercier ces bénévoles spécifiques. Vous avez maintenant la flexibilité dont vous avez besoin pour communiquer avec ceux dont vous avez besoin.

• Enregistrer le temps : Une fois le quart de travail terminé, vous pouvez voir qui a enregistré des heures pour ce quart de travail et combien. Si vous devez enregistrer des heures au nom d'un ou de plusieurs bénévoles, il vous suffit de choisir "Enregistrer le temps" et d'indiquer combien d'heures ils ont bénévolement travaillé. Cela est extrêmement utile pour vous assurer que votre total cumulatif est précis. Si un bénévole a enregistré 2 heures, mais que vous savez qu'il a travaillé 2 heures supplémentaires, vous pouvez également enregistrer la différence.

• Met fin au bénévolat : Parfois, vous pouvez avoir un poste permanent qui peut durer longtemps avec un horaire flexible ou des quarts de travail récurrents. Lorsqu'un bénévole ne peut plus contribuer, vous pouvez mettre fin à son bénévolat. Trouvez le bénévole dans votre liste de bénévoles (poste ou quart de travail) et cliquez sur le bouton "Mettre fin au bénévolat". Vous pouvez indiquer sa dernière date disponible et la personne disposera de 30 jours après cette date pour enregistrer toutes les heures de bénévolat restantes ou, vous pouvez éventuellement les enregistrer en leur nom.

Meilleures pratiques

Cet article regorge de conseils et de meilleures pratiques, mais l'une d'entre elles pourrait vous intéresser particulièrement : la possibilité de garder un œil sur les choses depuis votre calendrier ! Consultez notre article sur la synchronisation de votre calendrier pour en savoir plus sur la façon de le faire.