Gestion des bénévoles (pour les organisations)

Les outils de gestion faciles à utiliser de Do Some Good vous permettent de gérer rapidement les approbations et de communiquer avec les individus et les groupes qui participent ou font du bénévolat lors de vos événements et postes.

Une fois qu'un candidat approuvé a soumis des heures à l'aide de sa page « Heures de journalisation », vous pouvez utiliser l'onglet « Heures en attente d'approbation » dans la zone de gestion pour :

Utilisez ces liens pour accéder à la section dont vous avez besoin :

• Approuver les candidats
• Ajouter des bénévoles
• Approuver les heures
• Conseils de communication

 *Vous pourriez également être intéressé par ces autres articles sur 'Créer un événement', 'Créer un poste de bénévole' ou les détails sur les quarts de travail et la planification des bénévoles. Voici quelques conseils rapides si vous avez besoin de fermer un poste.

Approuver les candidats

Une fois que vous avez publié un poste de bénévole, vos bénévoles existants ou le public pourront postuler pour le poste (selon les autorisations que vous avez définies). Sous l'onglet "Bénévoles en attente d'approbation", vous pourrez :

• Voir le nom de chaque candidat, sa photo de profil, la date à laquelle il a postulé, son emplacement et un message personnel de sa part (s'il en a écrit un).

• Vous pouvez également cliquer sur leur nom ou leur profil pour en savoir plus sur le candidat, comme les types de postes auxquels il a participé dans le passé et les compétences qu'il a utilisées.

• Si vous avez besoin de plus d'informations de leur part, vous pouvez leur envoyer un "message".

• Si le poste est complet ou si le candidat ne répond pas aux besoins du poste, vous pouvez "supprimer" la candidature et vous aurez l'occasion de lui expliquer pourquoi il n'a pas été approuvé (par exemple, nous avons suffisamment de bénévoles ou vous ne répondez pas aux exigences).

REMARQUE : Vous pouvez maintenant également approuver ou supprimer des candidats ou des bénévoles pour n'importe quel poste (en accédant au poste et en faisant défiler jusqu'à la liste des bénévoles) ou pour n'importe quel quart de travail (en gérant le quart de travail). Pour plus de détails sur les quarts de travail et la planification, cliquez ICI.

Ajouter des bénévoles

En plus d'attendre que les gens postulent ou s'inscrivent à un poste, vous pouvez ajouter des personnes à un poste ou à un quart de travail vous-même. Vous pourrez ajouter des bénévoles à un quart de travail, et si le poste n'a pas de quarts de travail, vous pourrez les ajouter au poste lui-même.

Vous trouverez un bouton "Ajouter un bénévole" sur le côté droit de la page de gestion du poste ou du quart de travail. Lorsque vous cliquez sur le bouton, vous pourrez choisir parmi vos bénévoles ou employés inscrits pour les ajouter.

Note : Vous pouvez même ajouter un bénévole qui n'a pas de compte Do Some Good. Dans la boîte de dialogue "Ajouter un bénévole", cliquez sur le lien "Ajouter un bénévole sans compte", vous pourrez entrer leur nom et les ajouter au poste. L'utilisateur "shell" apparaîtra alors dans votre poste ainsi que dans votre liste de bénévoles. Cela est particulièrement utile lorsque vous synchronisez votre calendrier pour voir tous vos participants bénévoles.

Approuver les heures

Une fois qu'un candidat approuvé a soumis des heures à l'aide de sa page « Heures de journalisation », vous pouvez utiliser l'onglet « Heures en attente d'approbation » dans la zone de gestion pour :

• Voir le nom de chaque candidat, sa photo de profil, le poste pour lequel il a enregistré des heures, le nombre d'heures qu'il a soumises, et une évaluation de son expérience bénévole et tout commentaire écrit (s'il a fourni ces informations).

• Approuver les soumissions en sélectionnant la case à cocher à côté des noms des candidats et en cliquant sur "Approuver" ou approuver toutes les soumissions d'heures en une seule fois d'un seul clic !

• Une fois que vous avez décoché une soumission, vous pouvez envoyer un message au bénévole pour poser des questions de clarification, ou vous pouvez supprimer la soumission si elle est inexacte. Les bénévoles peuvent soumettre à nouveau des demandes si nécessaire.

NOTE : Si vous gérez un quart de travail spécifique, vous pouvez maintenant voir les heures que vos bénévoles ont enregistrées pour ce quart de travail spécifique ET enregistrer des heures en leur nom si nécessaire ! Pour en savoir plus sur les quarts de travail et la planification, consultez cet article d'aide.

Astuces de communication

La plateforme Do Some Good dispose d'un système de communication intégré qui vous permet de communiquer rapidement et facilement avec les personnes dont vous avez besoin. Lorsque vous créez un nouvel événement, poste ou quart de travail, des groupes sont automatiquement créés afin que vous puissiez leur envoyer des messages en un seul clic.

Voici quelques conseils rapides :

• Accéder à "Messagerie" : Choisissez l'icône de la messagerie pour accéder à vos options de messagerie. Sélectionnez la liste déroulante pour accéder aux groupes pré-créés et envoyer un message.

• Types de groupes pré-créés : À partir de la messagerie globale, vous pouvez envoyer un message groupé à tous les administrateurs, le personnel, les bénévoles existants ou les bénévoles pour un poste ou un événement spécifique.

• Participants à l'événement de messagerie : Si vous gérez un événement où des personnes se sont inscrites, faites défiler jusqu'à la liste des participants et sélectionnez le bouton "Envoyer un message à tous" pour envoyer un message groupé à ce groupe.

• Messagerie par quart de travail : Si vous gérez un quart de travail spécifique, faites défiler jusqu'au bas de votre liste "Bénévoles pour cette date" et sélectionnez l'option "Envoyer un message à ces bénévoles".

• Comment les gens reçoivent-ils les messages : Les personnes recevront un message dans la plateforme Do Some Good. S'ils ont activé les notifications par e-mail, ils recevront également un e-mail pour les informer qu'ils ont reçu un message. S'ils ont téléchargé l'application Do Some Good et activé les notifications, ils recevront également une notification push, ce qui est parfait pour les messages vus pendant le quart de travail ou l'événement.

• Quels types de messages dois-je envoyer ? Il est probable que pendant le processus de candidature, vous deviez communiquer avec un bénévole potentiel. Cela garantit que votre historique de communication est regroupé au même endroit.
• Avant l'événement, le poste ou le quart de travail, utilisez la messagerie groupée pour envoyer des rappels.
• Pendant l'événement, le poste ou le quart de travail, envoyez un message groupé s'il y a eu des changements.
• Après l'événement, le poste ou le quart de travail, envoyez un message de remerciement, de suivi ou un rappel pour publier une histoire ou enregistrer des heures (ou enregistrez-les en leur nom, ce que vous pouvez maintenant faire !)