Les outils de gestion des bénévoles faciles à utiliser de Do Some Good vous permettent de gérer rapidement les approbations et de communiquer avec les individus et les groupes qui participent ou font du bénévolat lors de vos événements et postes.
Liens rapides
Approuver les candidats
Si vous avez choisi l'option de permettre aux bénévoles de postuler et de les approuver, vos employés ou le public pourront postuler pour le poste. Lorsqu'ils postulent, ils seront ajoutés à l'onglet "Bénévoles en attente d'approbation" et vous serez notifié.
REMARQUE : Vous avez également la possibilité de permettre aux personnes de s'inscrire simplement (sans approbation requise) ou de gérer strictement le poste où les bénévoles doivent être ajoutés par les administrateurs. Vous trouverez toutes ces options dans les détails du poste dans la section "Candidatures bénévoles".
Sous l'onglet "Bénévoles en attente d'approbation", vous pourrez :
- Voir le nom de chaque candidat, sa photo de profil, la date de sa candidature, son emplacement et un message personnel de sa part (s'il en a écrit un).
- Vous pouvez également cliquer sur leur nom ou leur profil pour en savoir plus sur le candidat, comme les types de postes auxquels il a participé dans le passé et les compétences qu'il a utilisées.
- Si vous avez besoin de plus d'informations de leur part, vous pouvez leur envoyer un "message".
- Si le poste est complet ou si le candidat ne répond pas aux besoins du poste, vous pouvez "supprimer" la candidature et vous aurez l'occasion de lui expliquer pourquoi il n'a pas été approuvé (par exemple, nous sommes complets en bénévoles, ou vous ne répondez pas aux exigences).
REMARQUE : Vous pouvez maintenant également approuver ou supprimer des candidats ou des bénévoles pour n'importe quel poste (en accédant au poste et en faisant défiler jusqu'à la liste des bénévoles) ou pour n'importe quel créneau (en gérant le créneau). Pour plus de détails sur les créneaux et la planification, cliquez ICI.
Ajouter des bénévoles
En plus d'attendre que les gens postulent ou s'inscrivent à un poste, vous pouvez ajouter des personnes à un poste ou à un créneau vous-même. Vous pourrez ajouter des bénévoles à un créneau, et si le poste n'a pas de créneaux, vous pourrez les ajouter au poste lui-même.
Vous trouverez un bouton "Ajouter un bénévole" sur le côté droit de la page de gestion du poste ou du créneau. Lorsque vous cliquez sur le bouton, vous pourrez choisir parmi vos bénévoles ou employés inscrits pour les ajouter.
Approuver les heures
Une fois qu'un candidat approuvé soumet des heures en utilisant sa page "Enregistrer des heures", vous pouvez utiliser l'onglet "Heures soumises" dans la zone de gestion pour :
- Voir le nom de chaque candidat, sa photo de profil, le poste pour lequel il a enregistré des heures, le nombre d'heures qu'il a soumises, et une évaluation de son expérience de bénévolat ainsi que tout commentaire écrit (s'il a fourni ces informations).
- Approuver les soumissions en sélectionnant la case à cocher à côté des noms des candidats et en cliquant sur "Approuver" ou approuver toutes les soumissions d'heures en une seule fois d'un simple clic !
- Une fois que vous avez décoché une soumission, vous pouvez envoyer un message au bénévole pour poser des questions de clarification, ou vous pouvez supprimer la soumission si elle est incorrecte. Les bénévoles peuvent soumettre à nouveau leurs demandes si nécessaire.
- Toutes les heures approuvées seront transmises à l'organisation bénéficiaire pour consultation (afin qu'elle soit tenue au courant), mais n'auront pas besoin d'une approbation supplémentaire.
NOTE : Si vous gérez un créneau spécifique, vous pouvez maintenant voir les heures que vos bénévoles ont enregistrées pour ce créneau spécifique ET enregistrer des heures en leur nom si nécessaire ! Pour en savoir plus sur les créneaux et la planification, consultez cet article d'aide.
Astuces de communication
La plateforme Do Some Good dispose d'un système de messagerie intégré qui vous permet de communiquer rapidement et facilement avec les personnes dont vous avez besoin. Lorsque vous créez un nouvel événement, un poste ou un créneau, des groupes sont automatiquement créés afin que vous puissiez leur envoyer des messages en un clic.
Voici quelques conseils rapides :
- Accéder à la "Messagerie" : Choisissez l'icône de la messagerie pour accéder à vos options de messagerie. Sélectionnez la liste déroulante pour accéder aux groupes pré-créés et envoyer un message.
- Types de groupes pré-créés : À partir de la messagerie globale, vous pouvez envoyer un message groupé à tous les administrateurs, employés, clients connectés ou bénévoles pour un poste ou un événement spécifique.
- Envoyer un message aux participants d'un événement : Si vous gérez un événement où des personnes se sont inscrites, faites défiler jusqu'à la liste des participants et sélectionnez le bouton "Envoyer un message à tous" pour envoyer un message groupé à ce groupe.
- Envoyer un message par créneau : Si vous gérez un créneau spécifique, faites défiler jusqu'au bas de la liste "Bénévoles pour cette date" et sélectionnez l'option "Envoyer un message à ces bénévoles".
- Comment les personnes reçoivent les messages : Les personnes recevront un message dans la plateforme Do Some Good. S'ils ont activé les notifications par e-mail, ils recevront également un e-mail pour les informer qu'ils ont reçu un message. S'ils ont téléchargé l'application Do Some Good et activé les notifications, ils recevront également une notification push, ce qui est parfait pour les messages à voir pendant le créneau ou l'événement.
- Quels types de messages dois-je envoyer? Il est probable que pendant le processus de candidature, vous deviez communiquer avec un bénévole potentiel. Cela permet de centraliser toutes vos communications au même endroit.
- Avant l'événement, le poste ou le quart de travail, utilisez la messagerie groupée pour envoyer des rappels.
- Pendant l'événement, le poste ou le quart de travail, envoyez un message groupé s'il y a eu des changements.
- Après l'événement, le poste ou le quart de travail, envoyez un remerciement, un suivi ou un rappel pour publier une histoire ou enregistrer des heures (ou enregistrez-les en leur nom, ce que vous pouvez maintenant faire!)
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