Créer un poste (pour les entreprises)

Créez des postes de bénévoles pour recruter, planifier, gérer et communiquer facilement avec des bénévoles employés ou du public. Ce système puissant mais facile à utiliser vous fait gagner beaucoup de temps.

Liens rapides :

• Guide de présentation des postes et des événements (webinaire - 24 min)
• Création d'un poste - Conseils
• Options de publication
• Meilleures pratiques pour le recrutement
• Clôture du poste

Guide de présentation des postes et des événements (webinaire - 24 min)

C'est une excellente introduction et une vue d'ensemble du puissant système de postes et d'événements, y compris les fonctionnalités de planification. Ça vaut vraiment la peine d'y jeter un coup d'œil avant de commencer à publier des postes ou des événements.

Création d'un poste - Conseils

Avant de commencer :  Avez-vous déjà créé un poste similaire à celui que vous souhaitez créer ?  

Vous pouvez "Faire une copie" d'un ancien poste, ce qui copie TOUS les détails (y compris les autorisations, la visibilité, etc.) et ensuite modifier rapidement tout ce qui a changé.   C'est facile !  

REMARQUE : Il se peut que le poste que vous souhaitez dupliquer soit plus ancien ou ait déjà été terminé. Utilisez les options de "Filtrage" pour afficher les postes qui ont été terminés ou archivés.

Étape 1 : Création d'un nouveau poste

Informations sur le poste

• Rôle : Si vous avez déjà créé un rôle (par exemple, une équipe de nettoyage), vous pouvez rechercher et choisir le rôle et il copiera automatiquement les compétences associées à ce rôle. Bien que facultatif, il est recommandé de choisir des compétences car cela aide les bénévoles à trouver des opportunités personnalisées à leurs compétences. 

• Impact : Informez les bénévoles de l'impact de leur temps. Ce texte apparaîtra sur la carte du poste ainsi que sur les profils des bénévoles qui ont postulé pour le poste.

• Causes : Tout comme les compétences, ce champ est facultatif, mais nous vous recommandons d'ajouter les causes soutenues par l'opportunité car cela aide les bénévoles à trouver des opportunités personnalisées en fonction de leurs intérêts et de leurs préoccupations. Si ce poste fait partie d'un événement, cela se remplit automatiquement avec les causes que vous avez choisies pour cet événement. S'il ne s'agit pas d'un événement, il se remplit automatiquement avec les causes que vous avez choisies pour le profil de votre entreprise, mais celles-ci peuvent être modifiées et personnalisées pour chaque poste.

• « Cette position convient-elle à l'un des profils suivants ? » : Choisissez les publics auxquels cette position convient idéalement. Les utilisateurs pourront utiliser les options de recherche avancée sur la page « S'impliquer » pour affiner toutes les positions publiées selon ces critères. Note : Cela ne signifie pas que votre position ne sera trouvée que par les personnes choisissant ces critères ; cela signifie que toutes les personnes verront votre position, mais SI les personnes choisissent de restreindre leur recherche selon ces critères, elle sera trouvée.

• Exigences : Informez les bénévoles s'ils ont besoin d'une vérification des antécédents judiciaires, s'ils doivent suivre une orientation, etc. Cliquez sur « Ajouter » pour en ajouter autant que nécessaire. Le suivi de ces exigences peut être effectué à l'aide de la fonctionnalité de messagerie.

Candidatures / Autorisations / Visibilité et emplacement

• Candidatures de bénévoles : Préparez-vous à de puissantes options ! Vous pouvez choisir comment vous souhaitez gérer les candidatures de bénévoles. Vous pouvez également fixer une date limite si vous avez besoin d'une date limite pour les candidatures et vous pouvez maintenant personnaliser un message que les candidats recevront après avoir postulé. Cela vous permet de fixer des attentes, de partager les prochaines étapes et de communiquer immédiatement toute information importante. 
  
  
  • Approbation requise : Demandez aux personnes de postuler et exigez une approbation si vous devez effectuer une vérification ou vous assurer que les bénévoles répondent aux exigences ou possèdent les meilleures compétences pour répondre à vos besoins.    
  • Aucune approbation requise : Vous pouvez également choisir que les bénévoles puissent s'inscrire eux-mêmes sans approbation. Cela peut être utile si vous souhaitez simplement que le plus grand nombre de personnes se présentent possible ou si c'est simplement une opportunité « premier arrivé, premier servi ». 
  • Désactiver les candidatures : La troisième option consiste à ne pas avoir du tout de candidatures et, à la place, vous pouvez ajouter des employés ou d'anciens bénévoles à un poste et directement dans des quarts de travail ou des créneaux horaires si vous les ajoutez ultérieurement. Pour plus de détails sur la planification, consultez cet article.
    
    
• Conseils « Autorisations » : Profitez d'une flexibilité optimale ! Si vous souhaitez avoir un poste de bénévole privé pour les employés ou les clients, vous pouvez choisir le public auquel vous souhaitez que le poste soit visible.

• Message pour les bénévoles : Après que votre bénévole s'est inscrit ou a postulé pour le poste, il verra un écran de remerciement. Vous pouvez éventuellement laisser un message personnalisé à votre bénévole qui apparaîtra sur cet écran. Cela peut être n'importe quoi, des instructions, un lien vers plus d'informations sur le processus de candidature ou simplement un merci.
  
  

• Astuces de "Visibilité" : Cochez toutes les options pour maximiser la visibilité. Si vous choisissez que seuls les employés peuvent accéder au poste (dans les autorisations), alors ces options de visibilité s'appliquent uniquement à ce public. Par exemple, si vous avez un poste privé pour les employés et que vous cochez la case "Sur la page de profil de votre entreprise", seules les personnes connectées à votre entreprise en tant qu'employés sur Do Some Good pourront le voir à cet endroit sur la plateforme et il sera privé pour tous les autres utilisateurs.

• Emplacement du poste : Indiquez où vous attendez que les bénévoles se rencontrent (cela peut être saisi et défini différemment pour chaque poste de bénévole différent). Lorsque vous ajoutez l'emplacement, les utilisateurs pourront cliquer sur le mot "carte" pour voir l'emplacement et obtenir des indications via Google Maps. Si vous choisissez "Ce poste peut être effectué à distance, en ligne ou par téléphone", cela signifie que les bénévoles peuvent effectuer ce poste de n'importe où (par exemple, la conception graphique - création d'affiches). Le BONUS est que si vous choisissez cette option, des bénévoles de tout le pays pourront le voir !
  
  
• Besoin de faire des modifications ? Peut-être que la date ou l'heure a changé ou que vous avez accidentellement rendu le poste privé au lieu de public. Pas de soucis. Vous pouvez modifier les détails du poste à tout moment.

• Votre poste fait-il partie d'un événement ? C'est maintenant extrêmement facile de lier ou de délier des postes de bénévoles à un événement en un seul clic !

• Ajouter des quarts de travail et planifier : Vous pouvez ajouter autant de quarts de travail à des moments spécifiques que vous avez besoin. Par exemple, pour un poste de "Stand d'inscription", vous pouvez avoir besoin de bénévoles de 8h à 10h et de 10h à midi. L'ajout de quarts de travail vous permet de planifier et d'organiser facilement vos bénévoles en fonction du temps et simplifie le processus de candidature, d'approbation et de communication ! Pour plus de détails sur la planification, consultez cet article.

• "Avantages de ce poste" : Une partie de l'avantage de faire des connexions sur Do Some Good est que vos ambassadeurs peuvent vous aider à partager votre histoire et à faire passer le mot. En ajoutant les organisations que votre poste soutient, ils seront encouragés à vous aider à promouvoir le poste. Ils seront informés une fois que vous aurez appuyé sur "Publier" ou, si vous avez déjà publié le poste, ils seront informés immédiatement après avoir été ajoutés. S'il s'agit d'un poste privé, ils ne seront pas informés (pas de soucis).

• Volontaires : Cette liste comprend les candidats et (si une approbation est requise) vous pouvez gérer les approbations et les messages directement depuis votre position ! D'un simple clic, vous pouvez facilement envoyer un message à tous les volontaires (avant, pendant ou après) et vous pouvez télécharger un fichier CSV pour l'utiliser comme liste d'inscription imprimable ! CONSEIL BONUS : Si vous avez d'abord créé la position, puis ajouté des créneaux horaires, il se peut que vos volontaires soient approuvés, mais ne soient pas affectés à un créneau horaire spécifique. Dans ce cas, à côté de leur nom, vous verrez un bouton qui dit "Affecter un créneau horaire" qui vous permet de placer vos volontaires dans les créneaux horaires dont vous avez besoin.

• ***Ajouter une option de volontariat : Si une planification est nécessaire, nous vous recommandons vivement d'utiliser des créneaux horaires pour vous faire gagner du temps et des tracas. Mais si la chronologie exacte n'a pas d'importance (par exemple, quelqu'un qui crée des affiches pour un événement) ou si vous souhaitez planifier hors ligne et simplement organiser les personnes par poste de volontaire, vous disposez maintenant d'un outil puissant pour ajouter des employés ou des volontaires précédents au poste. Cela est particulièrement utile si un employé a confirmé hors ligne qu'il peut y participer et que vous souhaitez garder les choses organisées et rationaliser les communications en un seul endroit. Une fois le poste terminé, cela signifie également qu'il les encouragera à enregistrer les heures OU vous pouvez enregistrer les heures en leur nom ! Pour plus de détails sur la planification, consultez cet article.

• Activité récente : C'est un excellent moyen pour vous ou d'autres administrateurs de prendre connaissance des détails liés à un poste spécifique. Cela inclut tout, des heures de création, si quelque chose a été annulé ou mis à jour, ainsi que des détails nécessaires sur les candidatures et vos volontaires.

Options de publication

• Enregistré en tant que brouillon : Lorsque vous créez un poste de volontaire, il est toujours créé en tant que brouillon. Les brouillons apparaîtront sur votre page "Positions et événements" en orange avec le mot "Brouillon". Seuls les autres administrateurs d'entreprise de votre société pourront voir le brouillon jusqu'à ce qu'il soit publié.

• Publier : Si vous avez plusieurs postes, en particulier s'ils font partie d'un événement, assurez-vous de publier chacun d'entre eux afin qu'ils puissent être trouvés par des volontaires potentiels. Vous pouvez publier votre poste depuis le haut de la page des détails du poste dans votre espace de gestion d'entreprise.

Meilleures pratiques pour le recrutement

Une fois que vous avez créé et publié votre poste de volontaire, votre public pourra les trouver via les emplacements de "Visibilité" que vous avez choisis (par exemple, la page "S'impliquer" ou via votre profil). Il existe quelques moyens supplémentaires pour augmenter le trafic et obtenir un nombre accru de volontaires intéressés :

À partir de la page de poste ou lors de la gestion du poste, appuyez sur 'Partager'. Vous pouvez choisir de partager le poste sur les réseaux sociaux de votre choix. Si vous souhaitez générer du trafic vers votre poste via un e-mail ou une newsletter, il vous suffit de copier et coller le lien direct. Vous pouvez également choisir l'option 'Faire du bien', qui créera automatiquement une publication d'histoire qui sera visible sur le fil d'actualité. (En tant qu'administrateur, vous pouvez choisir de publier ceci uniquement pour les employés).

• BONUS: Si vous avez des widgets intégrés (par exemple, site web, intranet), cela augmentera l'exposition via ces intégrations. Vous n'avez pas de widgets intégrés... vous devriez! En savoir plus ICI.

• BONUS SUPPLÉMENTAIRE: Si vous partagez votre poste en tant que publication d'histoire sur Do Some Good dans des endroits où nous avons des partenaires médiatiques, votre poste gagnera également des vues et des interactions supplémentaires via les médias!

Clôture du poste

Toutes les bonnes choses ont une fin. Lorsqu'un poste de bénévole actif n'est plus nécessaire, il doit être marqué comme terminé. Si vous avez des quarts de travail avec des dates et des heures spécifiques, cela se fera automatiquement lorsque tous les quarts de travail seront terminés ou dans le passé. Si vous avez un poste 'Flexible' sans aucun quart de travail, vous pouvez choisir de 'Fermer ce poste' dans la section des quarts de travail et de la planification du poste.

Cela aura les effets suivants :

• Tous les bénévoles actifs pour ce poste recevront une notification indiquant que le poste de bénévole a été clôturé par l'administrateur.

• Tous les bénévoles actifs verront le poste passer dans la section 'Historique des bénévoles' de leur profil et auront 30 jours pour enregistrer les heures de bénévolat restantes.

• Le poste sera supprimé de toutes les recherches publiques, listes et widgets. Les administrateurs pourront toujours le trouver dans la zone de gestion des postes en choisissant l'option de filtre 'Postes terminés'.