Budgétisation

Suivez le montant d'argent engagé, versé et restant pour chaque programme. Suivez le budget global de dons communautaires pour votre entreprise et assignez des paiements à des codes GL particuliers pour vous aligner avec votre équipe comptable.

NOTE : La fonctionnalité des formulaires de suivi est uniquement disponible pour ceux qui ont un abonnement 'Plus Avancé' ou 'Premium Avancé'. Si vous souhaitez mettre à niveau votre compte, envoyez-nous un courriel à info@dosomegood.ca.

Regardez cette vidéo de 30 secondes qui vous donne un aperçu rapide des outils de budgétisation puissants et faciles à utiliser de Do Some Good :

• Créer un budget
• Modifier un budget
• Budgets parent et budgets contributifs
• Voir un résumé de budget
• Voir votre liste de budgets
• Différents types d'assignation de budget
  • Répartition de budget
  • Assignation par montant total
  • Assignation par nature / monétaire
  • Assignation par champ / élément
• Meilleures pratiques
  • Budgets régionaux
  • Budgets de programme
  • Budgets par catégorie

Créer un budget

Pour créer un budget, allez à la page des formulaires et du générateur d'histoires dans votre zone de gestion et cliquez sur l'onglet Budget. Ensuite, cliquez sur le bouton 'Ajouter un budget'.
 

Lorsque vous ajoutez un nouveau budget, vous pourrez définir les propriétés suivantes. Chacune de ces propriétés est modifiable après la création du budget :

• Budget parent : Si votre budget fait partie d'un budget global plus important, choisissez le budget de niveau supérieur auquel vous souhaitez que le nouveau budget soit rattaché. Tous les montants de votre nouveau budget seront intégrés au budget parent au fur et à mesure que vous assignez des valeurs et des soumissions. Il n'est pas obligatoire que votre nouveau budget ait un budget parent.
• Nom du budget : Le nom descriptif de votre budget qui sera significatif pour votre équipe.
• Code GL (facultatif) : Si votre nouveau budget est aligné avec un code GL utilisé par votre entreprise, vous pouvez l'assigner ici. Vous pouvez utiliser les valeurs de chaque soumission pour aider votre personne des comptes à payer à concilier le paiement.
• Description / Notes pour l'équipe (facultatif) : Notes en libre format pour votre équipe. Des informations utiles pourraient décrire quels types de dons devraient être assignés à ce budget. Peut-être est-ce pour une région, une succursale ou une franchise particulière. Peut-être est-ce pour un type de don spécifique comme le financement d'événements ou des dons en nature. Tout ce qui serait utile pour votre équipe peut être ajouté ici et apparaîtra également dans le flux de sélection de budget.
• Montant total du budget (facultatif) : C'est le montant total que vous avez à donner pour cette catégorie. Cette valeur n'est pas imposée et vous êtes autorisé à assigner ce budget à des soumissions même si cela dépasse le budget. Si vous ne spécifiez pas de montant total de budget, les montants des fonds engagés et versés qui sont assignés au budget seront toujours listés, mais il n'y aura pas de montant total ou de montant restant.
• Date limite du budget (facultatif) : La date à laquelle ce budget sera clôturé. Tous les paiements et assignations de soumissions doivent être complétés d'ici là.
• Plage de dates de soumission applicable (facultatif) : Si le budget n'est applicable qu'aux soumissions reçues après une certaine date (date de début uniquement), avant une certaine date (date de fin uniquement) ou entre deux dates (les deux valeurs définies), vous pouvez utiliser cette plage de dates pour fournir des limites. Seules les soumissions avec une date de soumission (et non une date de changement d'état ou de paiement) qui respectent la plage de dates seront autorisées à se voir assigner le nouveau budget. 
   

Modifier un budget

Vous pouvez modifier vos budgets de deux manières différentes. Vous pouvez cliquer sur le menu à trois points à côté de votre budget et sélectionner 'Modifier le budget'.

Vous pouvez également modifier un budget en cliquant sur le bouton 'Détails' à côté d'un budget, puis en sélectionnant 'Modifier les détails du budget'.

Note : Lorsque vous modifiez un budget, sachez que nous ne retirerons aucune soumission déjà assignée. Par exemple, si vous changez la plage de dates de soumission applicable de sorte que certaines soumissions soient exclues, les transactions existantes resteront liées au budget, mais de nouvelles soumissions ne pourront pas être assignées au budget si elles sont en dehors de la plage de dates.

Budgets parent et budgets contributifs

Tout budget que vous créez peut être utilisé comme budget parent d'un autre budget. La relation entre le budget parent et le budget contributif est illustrée dans l'image ci-dessous - deux budgets ('Dons en espèces' et 'Dons en nature') contribuant à un budget parent ('Dons locaux de la région ouest'). Les budgets contributifs sont indentés sous le budget parent et un budget contributif ne peut contribuer qu'à un seul parent.

Comment un budget parent est créé

Lorsque vous cliquez pour créer un budget, vous êtes dirigé vers la page 'Ajouter un budget'. Pour créer un budget parent, assurez-vous de sélectionner 'Pas de parent, budget de niveau supérieur' dans la liste déroulante.

Comment un budget contributif est créé

Un budget contributif est créé en sélectionnant un budget parent dans la liste déroulante 'Budget parent' sur la page 'Ajouter un budget'. Cela signifie que lorsque vous assignez votre budget contributif à une soumission, tous les fonds demandés, engagés ou versés apparaîtront dans le budget contributif et contribueront également au total du budget parent.

Un exemple de situation où vous pourriez vouloir utiliser un budget parent est si vous avez différentes catégories de dons qui contribuent à un budget global. Ces catégories pourraient être des types de programmes, des budgets régionaux, des types de dons (argent vs services ou dons en nature) ou toute autre catégorie qui a du sens pour votre équipe. Vous allouez ensuite des montants de soumission aux budgets et votre onglet Budgets suivra toute l'activité. 
 

Attribution des valeurs de soumission à un budget parent

Par défaut, lorsqu'un budget devient un budget parent, vous ne pouvez pas allouer directement des fonds à ce budget. Cependant, vous pouvez changer cela si vous le souhaitez. Si vous voulez pouvoir allouer des fonds directement à un budget parent (plutôt que d'allouer à un budget contributeur), il vous suffit de cocher la case "Autoriser l'attribution de valeurs monétaires de soumission..." en bas de votre page 'Modifier le budget'. (Vous ne savez pas comment trouver cette page ? Cliquez ici.)

Vous pouvez même avoir plusieurs niveaux pour vos budgets contributeurs. Par exemple, vous pourriez avoir un budget parent qui reçoit des contributions de plusieurs budgets régionaux. Ensuite, chacun de vos budgets régionaux peut avoir des budgets pour des programmes ou des types de dons individuels. Créez autant de budgets que vous en avez besoin, avec autant de niveaux que nécessaire, pour atteindre vos objectifs.

Visualiser votre liste de budgets

Pour voir votre liste de budgets, allez à la page Formulaires et Générateur d'histoires dans votre Zone de gestion et cliquez sur l'onglet Budgets. Vous pourriez également voir un budget 'Non attribué' où toutes les soumissions qui ne sont pas spécifiquement attribuées à un budget sont enregistrées.

Les colonnes affichées pour chaque budget sont :

• Montant total : Si votre budget a un 'Montant total' éventuellement attribué dans ses paramètres, cette valeur sera affichée. Elle représente le montant maximum de fonds disponibles pour ce budget, mais elle n'est pas imposée par Do Some Good. Il est possible de sur-allouer des soumissions à un budget.
• En attente : Le montant total des fonds, pour toutes les soumissions attribuées au budget, qui sont encore dans un état en attente comme 'Non traité' ou 'En révision'.
• Engagé : Le montant des fonds, pour toutes les soumissions attribuées à ce budget, qui ont été déplacées dans un état 'Approuvé' mais pas encore payées.
• Payé : Le montant des fonds, pour toutes les soumissions attribuées à ce budget, qui ont été déplacées dans un état 'Payé'.
• Montant inutilisé : Le 'Montant total' moins les montants 'En attente' et 'Engagé'. Cela n'est disponible que si un Montant total est défini pour ce budget.

Comment attribuer un budget, ou plusieurs budgets, à une ou plusieurs soumissions

Il existe plusieurs façons d'attribuer un budget à une seule soumission ou à plusieurs soumissions.

Page des détails de la soumission

Si vous regardez la page des détails de la soumission, vous verrez un Aperçu financier qui résume tous les montants demandés et les modifications apportées par votre équipe. En dessous de cet aperçu, vous verrez une option pour "Attribuer un ou plusieurs budgets" qui vous mènera à la boîte de dialogue d'attribution de budget. Si vous avez déjà des budgets attribués, l'Aperçu financier inclura des informations budgétaires et le bouton indiquera "Modifier les attributions de budget".

Menu à trois points

Lorsque vous êtes sur votre onglet 'Soumissions', à côté de chaque soumission dans votre vue, il y a un menu à trois points. Dans ce menu, il y a une option pour attribuer un ou plusieurs budgets. 

 

Attribution en masse

Si vous sélectionnez plusieurs soumissions à l'aide des cases à cocher à gauche, une option en masse s'ouvre en haut pour attribuer un ou plusieurs budgets à toutes les soumissions sélectionnées. Le même pourcentage d'allocation choisi lors de la configuration du budget sera attribué à chaque soumission sélectionnée.

Lors du changement d'état

Si vous changez l'état d'une soumission, vous avez la possibilité de faire d'autres choses comme notifier le demandeur, lui envoyer un message personnalisé et changer la propriété de la soumission. Maintenant que la fonctionnalité de budgétisation a été mise en œuvre, l'attribution d'un budget est une autre chose qui peut être faite lors du changement d'état. Pour garder la quantité d'informations dans le changement d'état gérable, nous :

• Limitons la capacité d'attribuer des budgets à un changement d'état de soumission unique. Cette fonctionnalité n'est pas disponible pour le changement d'état de soumission en masse.
• La fenêtre de changement d'état a été divisée en deux étapes. La première est la sélection de l'état et la notification du demandeur. La deuxième étape consiste à attribuer des propriétés et des budgets.

Étape 1

Étape 2

Différents types d'attribution de budget

Notre système est suffisamment flexible pour suivre tout votre comportement de don. La fonctionnalité de budgétisation peut être très simple avec vous attribuant une soumission entière, ou un groupe de soumissions à un seul budget. Ou vous pourriez attribuer un groupe de budgets avec différentes allocations en pourcentage à chaque montant demandé dans une soumission. Les sections suivantes décrivent les différentes méthodes d'attribution de budgets aux soumissions.

Répartition du budget

Pour chaque type d'attribution de budget (voir ci-dessous), vous pouvez attribuer un budget unique à une valeur particulière, ou vous pouvez attribuer plusieurs budgets à une valeur. Si vous attribuez plusieurs budgets à une soumission, un type de demande ou un élément, vous pouvez ajuster le ratio de la répartition entre les budgets. Vous pouvez faire cet ajustement avec les barres de glissement visuelles, ou vous pouvez taper un montant en espèces pour chaque budget (voir l'image ci-dessous). Au fur et à mesure que vous apportez des modifications, les autres ratios et valeurs de budget s'ajustent automatiquement.

Si vous avez plusieurs budgets alloués et que vous modifiez par la suite l'un des montants de demande alloués à ce budget, le logiciel tentera d'ajuster les montants automatiquement et de maintenir le ratio autant que possible.

Attribution par Montant Total

L'onglet principal dans la fenêtre d'attribution des budgets est le plus simple. Tous les montants de demande sont additionnés pour former un total. Ce total est affiché dans la fenêtre comme "Montant Total".

Attribution par Valeur en Nature / Monétaire

Le deuxième onglet dans la fenêtre 'Attribution des Budgets' fait référence au type de valeur - en nature ou monétaire. Cette méthode d'attribution regroupe tous les montants en espèces en un total, peu importe le nombre d'éléments de demande en espèces dans votre soumission. Il en va de même pour le montant total de financement en nature demandé.

Un ou plusieurs budgets peuvent être appliqués à chacune des deux catégories, et si plusieurs budgets sont sélectionnés dans une catégorie individuelle, les ratios d'allocation peuvent être ajustés.

Attribution par Champ / Élément

Le troisième onglet, ou méthode d'attribution des budgets, liste chaque montant de demande de don (Champ de Total) de votre soumission individuellement. Chaque élément de formulaire individuel peut être attribué à un ou plusieurs budgets de manière indépendante. Il n'y a pas de regroupement d'éléments en totaux en espèces ou en nature.

Meilleures Pratiques

Voici quelques scénarios différents où vous pourriez utiliser les outils de budget de Do Some Good pour faciliter votre vie. Ce n'est pas une liste exhaustive - les possibilités sont infinies !

Budgets Régionaux

Si vous avez des équipes dans différentes régions qui disposent chacune de fonds qu'elles peuvent distribuer de manière autonome, vous voudrez peut-être définir un budget pour chaque région afin de suivre leurs progrès vers leurs objectifs de financement. Cela est utile pour l'organisation dans son ensemble ainsi que pour chaque région individuelle.

Budgets de Programme

Avez-vous différents programmes comme un investissement communautaire, une bourse d'études et un programme de parrainage d'événements ? Vous pouvez suivre les fonds demandés, engagés et payés pour chaque formulaire en utilisant un budget personnalisé. Vous attribueriez chaque soumission au budget approprié pour garder vos programmes de dons sur la bonne voie vers leurs objectifs monétaires.

Budgets de Catégorie

Suivez-vous les dons en espèces différemment des dons en nature ? Suivez-vous différents codes GL en fonction des types de dons que vous effectuez ? Si c'est le cas, créez des budgets pour vos différentes catégories de dons et attribuez les entreprises appropriées aux budgets qui correspondent à vos objectifs de dons. Ou créez un budget pour chaque code GL si cela est plus facile.