Ayez des données précieuses sur vos formulaires et soumissions à portée de main ! Do Some Good vous fournit des rapports détaillés pour éclairer la prise de décision et tenir vos dirigeants informés.
Liens rapides :
Aperçu des rapports
Pour consulter les rapports de vos formulaires et soumissions, rendez-vous sur la page "Formulaires / Générateur d'histoires" dans votre navigation à gauche et cliquez sur l'onglet "Rapports".
Cet onglet contient des rapports universels fournis par Do Some Good ainsi que des rapports pour chacun de vos formulaires actifs ou terminés.
Comme tous les rapports de Do Some Good, la plage de temps par défaut est soit l'année écoulée, soit, si vous avez défini votre année fiscale, la plage de dates par défaut sera l'année fiscale en cours jusqu'à la date actuelle.
Vos rapports peuvent être téléchargés sous forme de fichier de valeurs séparées par des virgules (CSV). Ces fichiers peuvent être ouverts par n'importe quel programme de feuille de calcul où vous pouvez analyser et évaluer les données que vous avez collectées.
Rapports de formulaire
Chaque formulaire publié appartenant à votre entreprise, qu'il accepte activement des soumissions ou qu'il soit fermé et terminé, aura un rapport correspondant disponible sur votre onglet "Rapports".
Si un rapport est archivé, le(s) rapport(s) créé(s) pour ce formulaire seront supprimés de l'onglet "Rapport" et toutes les données des soumissions à ce formulaire seront supprimées des tableaux de bord et des résumés. Pour consulter les données d'un formulaire archivé, utilisez le filtre sur votre onglet "Formulaires" pour rechercher les formulaires archivés, puis cliquez sur le bouton "Gérer" à côté du formulaire, le rapport sera disponible sur la page des détails du formulaire.
Ce qui est inclus dans votre rapport
Les champs système de Do Some Good constitueront les premières colonnes de chaque rapport :
- ID : L'identifiant système unique de la soumission.
- Envoyé : La date et l'heure de la soumission.
- État : L'état actuel de la soumission (en cours de révision, approuvé, refusé, etc.).
- Expéditeur : Le compte utilisateur Do Some Good utilisé pour soumettre le formulaire.
Le reste du rapport est constitué des données de votre soumission de formulaire. Chaque champ ayant la propriété "Inclure dans les rapports" définie dans le générateur de formulaires sera une colonne dans votre rapport. Les colonnes seront dans le même ordre que sur votre formulaire. Vous avez la possibilité dans le générateur de formulaires de définir le nom de la colonne dans le rapport, sinon le nom de la colonne sera la question/l'étiquette du champ. La majorité des champs dans le générateur de formulaires ont la propriété "Inclure dans les rapports" définie par défaut.
Champs nécessitant une confirmation
Les champs qui ont l'option "Nécessite une confirmation lors du changement d'état" sont souvent des champs monétaires de type "Total". Ces champs monétaires sont traités avec une attention particulière lors du processus d'approbation par votre équipe, et il y a également un traitement spécial dans nos rapports.
Chaque champ "Nécessite une confirmation lors du changement d'état" peut éventuellement être mis à jour par votre équipe de révision. Pour cette raison, nous représentons chacun de ces champs avec DEUX colonnes dans le rapport de votre formulaire :
- La première colonne contient la valeur du montant initial soumis.
- La deuxième colonne contient la valeur du montant actuel (mis à jour par un administrateur) et aura les mots "Valeur confirmée" dans l'en-tête de la colonne.
- Si la valeur initiale n'a jamais été mise à jour, le montant initial soumis apparaîtra dans la colonne "Valeur confirmée".
Versions des rapports
Chaque fois que vous apportez une modification à votre formulaire, nous enregistrons la nouvelle version du formulaire, mais nous n'enregistrons une nouvelle version du rapport que si le changement affecte les données qui seront rapportées. Les types de modifications qui entraîneront la génération d'un nouveau rapport sont les suivants :
- Suppression d'un champ inclus dans un rapport ou suppression de la propriété "Inclure dans les rapports" d'un champ.
- Ajout d'un nouveau champ à votre formulaire.
- Modification du nom de colonne pour les rapports dans les propriétés d'un champ, ou si le nom de colonne n'a pas été défini, modification de l'étiquette du champ du formulaire.
Les types de modifications qui NE généreront PAS un nouveau rapport sont les suivants :
- Modification de texte, d'images ou d'éléments de conception.
- Apporter des modifications ou ajouter/supprimer des champs qui n'ont pas la propriété "Inclure dans les rapports" sélectionnée.
- Modifier les options de choix multiple ou de sélection disponibles dans un champ particulier.
Lorsqu'une nouvelle version d'un formulaire est générée, la carte de l'onglet "Rapports" est mise à jour avec une liste déroulante indiquant le numéro de version le plus récent du formulaire qui est utilisé pour le rapport.
Si vous cliquez n'importe où dans le nom du formulaire, vous exécutez toujours la version la plus récente du formulaire. Cependant, vous pouvez sélectionner la liste déroulante et exécuter un rapport sur une version antérieure du formulaire. Cela est utile si vous avez supprimé une valeur de votre rapport. La seule façon de voir ce champ à partir des soumissions héritées sera d'exécuter une version antérieure du rapport.
Lorsque le rapport est exécuté, il affiche la date de création de la version du rapport. Si un rapport affiche une colonne pour un champ qui n'existait pas dans une soumission héritée, la valeur sera vide.
Que signifie le numéro de version d'un rapport ?
Le numéro de version du rapport correspond en réalité à la version du formulaire sur laquelle le rapport est exécuté. Chaque fois que vous modifiez un formulaire publié, même pour des modifications mineures qui n'affecteront pas la sortie des rapports, Do Some Good enregistre cette version du formulaire dans notre base de données. Si le changement entraîne la génération d'une nouvelle version de rapport, ce rapport a un numéro de version identique à la dernière version du formulaire.
Étant donné que vous pouvez apporter des modifications au formulaire qui n'ont pas besoin de générer un nouveau rapport, il est possible que vous constatiez des lacunes dans les versions du rapport, ce qui est normal.
Que se passe-t-il avec un rapport lorsque j'ajoute ou supprime un champ de formulaire ?
Suppression de champs : Si vous supprimez un champ d'un formulaire, toutes les soumissions futures ne contiendront pas ce champ. Par conséquent, ce champ ne sera plus inclus dans le dernier rapport. Lors de l'exécution du dernier rapport, il NE comprendra PAS de colonne pour le champ supprimé, même si une soumission dans le rapport contient des données pour ce champ. Si vous souhaitez voir les données du champ supprimé dans les anciennes soumissions, une version antérieure du rapport devra être exécutée.
Ajout de champs : Si vous ajoutez un nouveau champ à un formulaire, toutes les soumissions futures peuvent contenir ce champ. Par conséquent, ce champ aura une colonne pour héberger les données dans le nouveau rapport. Si le dernier rapport est exécuté, les anciennes soumissions n'auront aucune donnée pour le nouveau champ. Si un ancien rapport est exécuté, la colonne pour le nouveau champ n'existera pas.
Rapports personnalisés
Do Some Good peut créer des rapports personnalisés pour vous si vous avez des besoins spécifiques. Il vous suffit de nous envoyer un e-mail à l'adresse info@dosomegood.ca, mais veuillez noter que des frais de développement personnalisé s'appliqueront.
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