Commencez avec un formulaire préfabriqué pour gagner du temps, ou commencez avec un formulaire vierge - c'est à vous de décider ! Créez des formulaires personnalisés pour n'importe quel objectif - demandes de dons et de parrainage, suivi avec des organisations communautaires sur votre impact, mises en avant des employés, et plus encore.

 

Liens rapides :

• Commencer
  • Formulaires préfabriqués et autres options
  • Nom et description du formulaire
• Personnalisation et modification des formulaires
• Formulaires en cours de rédaction et publication
• Modification des détails du formulaire
  • Nom du formulaire
  • Description du formulaire
  • Message de remerciement
  • Début de l'acceptation des soumissions
  • Fin de l'acceptation des soumissions
  • Couleur et image de fond du formulaire
• Messages enregistrés pour les états de soumission
• Gestion des formulaires
  • Publication et fermeture de votre formulaire
  • Partage de votre formulaire
  • Soumissions récentes
  • Messagerie
  • Activité récente
  • Transfert de propriété
  • Archivage
• Besoin d'un compte pour remplir les formulaires
• Meilleures pratiques

Commencer 

Pour créer un formulaire, rendez-vous sur la page "Formulaires / Générateur d'histoires" dans votre navigation à gauche. Vous arriverez sur votre page "Formulaires".

 

 

Formulaires préfabriqués et autres options

La PREMIÈRE FOIS que vous créez un formulaire, vous verrez un écran comme celui-ci, où vous avez quelques options à choisir :

• Vous pouvez commencer avec l'un de nos modèles prêts à l'emploi. En utilisant les meilleures pratiques de l'industrie, nous avons conçu un ensemble de formulaires prédéfinis qui vous donneront une longueur d'avance et vous feront gagner du temps. Lorsque vous sélectionnez un modèle, vous pouvez l'utiliser tel quel ou apporter les modifications que vous souhaitez.
  
  
• Vous pouvez commencer avec un formulaire vierge. La sélection d'un formulaire vierge vous amènera à notre outil intuitif de création de formulaires par glisser-déposer, qui est très facile à utiliser. Une visite rapide vous montrera comment cela fonctionne. Vous pouvez en savoir plus sur toutes les fonctionnalités de l'outil de création de formulaires ici.
  

Si vous avez DÉJÀ CRÉÉ UN FORMULAIRE AUPARAVANT, votre page de formulaires ressemblera à ceci, avec une liste de tous les formulaires que vous avez créés. Si vous souhaitez créer un nouveau formulaire, sélectionnez simplement le bouton vert "Nouveau formulaire" en haut à droite.

 

 

Une fois que vous avez sélectionné le bouton "Nouveau formulaire", vous aurez à nouveau la possibilité de commencer avec un modèle prédéfini, un formulaire vierge ET vous avez également la possibilité de commencer avec l'un de vos formulaires existants.

 

 

Peu importe l'option que vous choisissez, votre formulaire sera créé en tant que brouillon que vous pourrez modifier et revoir avant de décider de le publier.

 

Nom et description du formulaire

Une fois que vous avez choisi un modèle, un formulaire vierge ou un formulaire existant, vous devrez entrer un nom et une description pour le formulaire.

 

• Nom du formulaire : Votre nom de formulaire est ajouté en haut de votre formulaire et est également incorporé dans l'URL permanente que vous utiliserez pour partager ce formulaire.
  
  
• Description du formulaire : Cela s'affiche lorsque vous partagez l'URL de votre formulaire sur les réseaux sociaux, etc. Nous vous recommandons d'inclure une brève description de votre entreprise et de la raison pour laquelle vous soutenez la communauté, suivie de la nature du formulaire (par exemple, demande de financement/subvention, formulaire de mise en valeur, etc.) et de son objectif (par exemple, soutenir les programmes sportifs pour enfants, mettre en valeur nos clients, etc.).

REMARQUE : Vous pouvez modifier le nom et la description de votre formulaire à tout moment, mais gardez à l'esprit que le tout premier nom de formulaire que vous saisissez est celui qui apparaîtra dans l'URL de votre formulaire.

 

Personnalisation et modification des formulaires

Peu importe le type de formulaire que vous sélectionnez (modèle, vide, existant), une fois que vous avez ajouté le nom et la description de votre formulaire, vous serez directement redirigé vers l'outil Form Builder où vous pourrez facilement personnaliser et/ou modifier votre formulaire comme vous le souhaitez. Vous pouvez en savoir plus sur toutes les fonctionnalités de Form Builder ici. Lorsque vous êtes dans Form Builder, n'oubliez pas de enregistrer votre travail !

 

Formulaires en cours et publication

Lorsque vous avez terminé de personnaliser et/ou de modifier votre formulaire avec Form Builder, sélectionnez le bouton vert "Terminer la modification" en haut à droite. Cela vous ramènera à la page Gérer le formulaire.

 

 

L'une des principales actions sur la page "Détails du formulaire" vous permet de "Publier" votre formulaire. Lorsque vous publiez un formulaire, il est disponible sur Do Some Good si quelqu'un a un lien, mais cela ne signifie pas qu'il est publicisé ou recherchable. C'est à votre équipe de partager des liens vers votre formulaire dans les histoires de Do Some Good, sur les réseaux sociaux, dans les newsletters ou par tout autre moyen que vous estimez le plus efficace pour atteindre votre public. 

Lorsque vous êtes prêt à publier votre formulaire, appuyez sur le bouton de publication. Si vous prévoyez de lancer votre programme immédiatement, vous pouvez simplement "Publier sans fin" dans la boîte de dialogue de publication du formulaire. Cela rendra le lien vers le formulaire actif et permettra à tout utilisateur ayant ce lien de créer une soumission, et il restera actif jusqu'à ce que l'un de vos administrateurs décide de fermer le formulaire.

 

Si vous souhaitez publier le formulaire, mais ne pas autoriser les soumissions avant et/ou après une date et une heure spécifiques, vous pouvez choisir l'option "Configurer l'heure de début et/ou la date limite". Cela vous permettra de définir des dates et des heures de clôture des soumissions ainsi que des messages facultatifs qui seront affichés à l'utilisateur s'il visite le lien du formulaire en dehors de la fenêtre de soumission.

Ces dates de début et de fin peuvent être mises à jour en modifiant les détails du formulaire à tout moment avant ou après la publication du formulaire. 

REMARQUE : Si vous souhaitez que votre équipe crée des soumissions de test avant de lancer votre programme, ne définissez PAS de date de début dans le futur. Même les administrateurs ne peuvent pas soumettre de formulaire en dehors de la plage de soumission. 

 

Plus de détails sur le comportement des heures de début et de fin peuvent être trouvés ci-dessous. 

Si vous n'êtes pas prêt à publier pour le moment, pas de problème ! Votre formulaire est enregistré en tant que brouillon sur votre page Formulaires. Partagez ce lien de brouillon avec d'autres administrateurs afin qu'ils puissent le consulter et suggérer des modifications. Sélectionnez "Aperçu du formulaire en tant que brouillon", le formulaire s'ouvrira, puis copiez simplement l'URL et envoyez-la. Les administrateurs pourront consulter et interagir avec le formulaire, mais ils ne pourront pas créer de soumission.

 

 

Modification des détails du formulaire

Il existe de nombreux détails du formulaire que vous pouvez consulter et personnaliser. Sélectionnez simplement "Gérer" à côté du formulaire sur lequel vous travaillez.

 

 

Vous arriverez sur votre page "Gérer le formulaire". Ensuite, sélectionnez le bouton vert "Modifier les détails" à droite.

 

 

Vous arriverez sur votre page "Modifier les détails du formulaire". Voici les différents détails du formulaire que vous pouvez personnaliser et modifier à tout moment.

 

Nom du formulaire

Ceci est défini initialement lors de la création du formulaire, mais peut être modifié. Le nom du formulaire que vous avez choisi est utilisé dans l'URL de votre formulaire, cette URL ne changera jamais même si vous modifiez le nom du formulaire.

 

Description du formulaire

Ceci est affiché lorsque vous partagez l'URL de votre formulaire sur les réseaux sociaux, etc.

 

Message de remerciement

Lorsqu'un répondant soumet un formulaire, il est redirigé vers une page de remerciement standard. Vous pouvez ajouter un message personnalisé que le répondant verra sur cette page et dans un e-mail.

 

Commencer à accepter les soumissions après

Au moment de la publication, ou à tout moment dans la section "Modifier les détails du formulaire", vous pouvez définir une date et une heure de "Commencer à accepter les soumissions après". Lorsque vous définissez cette valeur sur un formulaire publié, tout visiteur qui arrive avant la date/heure d'ouverture verra une page d'accueil générique indiquant que le formulaire n'est pas ouvert aux soumissions. Si vous choisissez de fournir un message facultatif au visiteur, celui-ci sera affiché sur la même page d'accueil. Les informations utiles à fournir pourraient être la date d'ouverture ou des informations qui pourraient être requises une fois que le formulaire est ouvert aux soumissions.

Le formulaire déjà publié commencera automatiquement à accepter les soumissions à la date et à l'heure, et dans le fuseau horaire de la personne qui a défini la valeur. Tous les visiteurs du formulaire après cette heure pourront voir le formulaire et soumettre des réponses jusqu'à ce que le formulaire soit fermé manuellement ou atteigne sa date de fin prédéfinie.

NOTE : La définition d'une date/heure de "Commencer à accepter les soumissions après" NE PUBLIERA PAS automatiquement un formulaire en brouillon.

 

Arrêter d'accepter les soumissions après

Au moment de la publication, ou à tout moment dans la section Détails du formulaire de modification, vous pouvez définir une date et une heure de « Fin des soumissions après ». Lorsque vous définissez cette valeur sur un formulaire publié, tout visiteur qui arrive après la date/heure de clôture verra une page d'atterrissage générique indiquant que le formulaire n'accepte plus les soumissions. Si vous choisissez de fournir un message facultatif au visiteur, celui-ci sera affiché sur la même page d'atterrissage. Il peut être utile de fournir des informations telles qu'un lien vers votre page communautaire ou d'autres programmes qui pourraient encore être actifs.

Le formulaire publié cessera automatiquement d'accepter les soumissions à la date et à l'heure du fuseau horaire de la personne qui a défini la valeur. Tous les visiteurs du formulaire après cette heure verront la page d'atterrissage avec le message facultatif.

 

Couleur de fond et image du formulaire

Ce champ facultatif vous permet de définir la couleur de la zone derrière votre formulaire. Notre couleur de fond par défaut est un bleu clair avec une image en arrière-plan, mais vous pouvez changer la couleur comme bon vous semble. Vous pouvez trouver l'option pour définir la couleur de fond sur la page des détails du formulaire ou en haut du créateur de formulaire en cliquant sur le bouton « Paramètres d'apparence ». Dans cette boîte de dialogue, vous aurez la possibilité de définir la couleur à l'aide d'un sélecteur de couleur, ou, si vous avez des couleurs de marque spécifiques, vous pouvez fournir le code. Vous pouvez choisir entre les formats de couleur HEX, RGB et HSL en cliquant sur les flèches à côté du code.

Vous pouvez choisir de conserver l'image par défaut de Do Some Good mélangée avec votre couleur ou d'utiliser simplement une couleur unie. Cet effet de fond coloré se produit également sur les écrans de création de compte et de connexion si le répondant n'est pas connecté. Pour supprimer l'image de Do Some Good, il suffit de décocher la case « Mélanger la couleur de fond avec l'image de fond par défaut » à côté de la couleur définie.

• Vous ne savez pas quel est le code HEX des couleurs de marque de votre entreprise ? Vous pouvez utiliser cet outil gratuit pour le découvrir :  https://imagecolorpicker.com/
  • • Option 1 : Téléchargez votre logo ou une image. Ensuite, cliquez sur la couleur de l'image que vous avez téléchargée et il vous indiquera le « Code HTML : » avec la couleur hexadécimale.
    • Option 2 : Entrez l'URL de votre site web ou d'une image et choisissez la couleur dans l'aperçu qu'ils fournissent pour trouver votre couleur HEX.

Messages enregistrés pour les états de soumission

Vous avez la possibilité de définir un message personnalisé pour n'importe quel état de votre formulaire. Chaque fois que vous choisissez un état avec un message personnalisé dans la boîte de dialogue « Changer l'état de soumission », le message personnalisé sera pré-rempli dans la zone « Message personnalisé à l'intention du demandeur ».

 

Pour créer un nouveau message dans la page « Détails du formulaire », sélectionnez le bouton « Créer un message », sélectionnez l'état auquel vous souhaitez associer un message et rédigez votre message. Vous pouvez également enregistrer ou mettre à jour le message par défaut à partir de la boîte de dialogue de modification de l'état.

Une fois qu'un message est créé, vous pouvez le modifier à partir de la page « Détails du formulaire » dans la section Messages enregistrés.

Le message personnalisé est pré-rempli, mais vos administrateurs ne sont pas obligés de l'utiliser. L'administrateur peut modifier ou personnaliser davantage ce message, ou choisir de ne pas envoyer de message du tout.

 

Gestion des formulaires

Pour gérer un formulaire, accédez à votre page "Gérer les formulaires" en cliquant sur le bouton "Gérer" à côté du formulaire sur lequel vous travaillez.

 

 

Vous pouvez effectuer plusieurs actions pour gérer votre formulaire :

 

Publication et fermeture de votre formulaire

Vous pouvez publier un brouillon de formulaire ou, si votre programme est terminé, vous pouvez "Fermer les soumissions de formulaire" afin qu'aucune nouvelle soumission ne puisse être effectuée.

 

Partage de votre formulaire

Une fois que votre formulaire est publié et que vous êtes prêt à partager le lien de votre formulaire, cliquez sur le bouton "Partager ce formulaire". Vous pouvez également partager votre formulaire depuis votre onglet principal "Formulaires" en cliquant sur le bouton "Partager" à côté du formulaire.

 

 

Obtenez l'URL de votre formulaire ou le code QR à copier-coller sur votre site web, partagez votre formulaire via les réseaux sociaux ou envoyez le lien de votre formulaire par e-mail aux personnes concernées - c'est totalement à vous de décider !

Pour un e-mail pré-rédigé que vous pouvez envoyer, cliquez sur le lien "Afficher un exemple de message".

 

 

Une fois que votre lien est partagé, vous commencerez à recevoir des soumissions. Vous serez notifié par e-mail chaque fois qu'une personne remplit votre formulaire. Apprenez comment examiner, traiter et gérer les soumissions ici.

 

Soumissions récentes

Consultez la liste des soumissions les plus récentes à ce formulaire.

Messagerie

Vous avez la possibilité d'envoyer un message groupé à vos candidats : tous les candidats, tous les candidats approuvés ou tous les candidats refusés, ce qui vous fera gagner beaucoup de temps.

Par défaut, les utilisateurs sont configurés pour recevoir un e-mail lorsqu'ils reçoivent un message sur la plateforme. Cependant, chaque utilisateur peut modifier ses paramètres de communication.

 

 

Activité récente

Le flux d'activité récente affiche les informations qui concernent l'ensemble du formulaire. Cela inclut les modifications des détails du formulaire, le statut de publication, les nouvelles soumissions, le changement de propriétaire, etc. Cela n'inclut pas les informations propres à une seule soumission de formulaire. Chaque soumission a également son propre flux d'activité.

 

Transfert de propriété

Vous n'avez pas besoin de définir un propriétaire de formulaire, tous les administrateurs de votre plateforme ont accès pour afficher et modifier les détails de tous les formulaires et soumissions. Cependant, si vous avez un formulaire dont vous êtes principalement responsable et que vous souhaitez être informé de toutes les activités liées à ce formulaire, définir le propriétaire du formulaire vous permettra de le faire.

Si vous êtes le propriétaire du formulaire, vous serez automatiquement désigné comme propriétaire de chaque nouvelle soumission reçue. Chaque fois qu'une modification est apportée aux détails du formulaire ou à une soumission que vous possédez par un administrateur autre que vous-même, vous recevrez une notification de Do Some Good.

Si vous souhaitez savoir comment utiliser les propriétaires de formulaires et de soumissions pour faciliter votre flux de travail de révision et cibler les notifications aux bonnes personnes, veuillez consulter cet article.

 

Archivage

L'archivage d'un formulaire est généralement effectué uniquement lorsque le formulaire était une erreur ou si votre équipe en a terminé avec celui-ci. Le formulaire est supprimé du tableau de bord de reporting et de la page du formulaire lui-même. Vous pouvez toujours consulter les détails du formulaire si vous choisissez le filtre "Archivé" sur votre page "Formulaire".

 

Besoin d'un compte pour remplir un formulaire

Une fois que les candidats cliquent sur le lien vers votre formulaire de candidature, ils sont redirigés vers la page de connexion de Do Some Good pour se connecter à leur compte Do Some Good ou en créer un.

Les candidats doivent avoir un compte Do Some Good pour remplir votre formulaire de candidature. Cela offre plusieurs avantages :

• Permet de remplir automatiquement certains champs de candidature en fonction des informations de connexion du candidat
• Assure la sécurité et la crédibilité du formulaire rempli, en éliminant tout spam
• Crée une connexion entre votre organisation et le candidat
• Facilite la communication avec le candidat après la soumission du formulaire
• Vous permet de collecter plus de données pour le suivi et le reporting
• Permet à la plateforme Do Some Good d'encourager le candidat à devenir un ambassadeur de votre organisation (par exemple, en partageant des histoires, en rédigeant des témoignages)

La raison la plus importante pour exiger un compte est la sécurité des informations. Après avoir rempli votre formulaire, le soumissionnaire reçoit un lien pour consulter sa soumission et son état actuel de révision. Étant donné que le formulaire peut contenir des informations sensibles ou privées, le répondant ne pourra voir sa soumission que s'il est connecté à son compte. Tous les champs vérifiables modifiés par l'un de vos membres de l'équipe seront affichés au candidat (ainsi que leur saisie d'origine) dans cette vue.

 

Meilleures pratiques

Utilisez une variété de formulaires

En ce qui concerne les formulaires, il est préférable de les créer et de les utiliser de différentes manières afin de maximiser pleinement l'outil puissant de création de formulaires et d'améliorer votre marque et votre réputation en tant qu'entreprise soucieuse.

• • • Envisagez de créer un formulaire de suivi de l'impact (ou d'utiliser le modèle que nous fournissons) pour demander aux organismes de bienfaisance que vous avez soutenus quel impact votre financement ou votre parrainage a eu sur leur organisation.
      
      
    • Ou un formulaire de mise en valeur à envoyer à vos bénévoles, employés ou partenaires communautaires. Les mises en valeur sont un excellent moyen de célébrer ou de reconnaître les réalisations des autres, ce qui renforce les relations communautaires.
      
      
    • Cliquez ici pour voir chaque modèle et apprendre comment les utiliser pour renforcer la marque de votre entreprise !
      
      
    • Et n'oubliez pas, les possibilités de création et d'utilisation de formulaires sont infinies ! Pensez aux besoins de votre organisation et à la manière dont l'envoi d'un formulaire et la création automatique d'histoires avec les réponses vous aideront à atteindre vos objectifs !
      
      
• Il est également important de faire connaître votre formulaire !
  
  
  • • Si votre entreprise soutient régulièrement la communauté, envisagez de créer une section ou une page communautaire sur votre site web. Vous pouvez ajouter un lien vers votre formulaire de demande de dons et de parrainage ici.
    • Voici comment Otter Co-op a configuré sa page communautaire. Vous verrez qu'ils ont publié des détails sur leur Fonds de soutien communautaire, y compris les critères d'éligibilité, les détails du programme et un lien vers leur formulaire de demande.