Utiliser les formulaires et les propriétaires de soumission pour optimiser votre flux de travail

Nous facilitons la rationalisation de votre flux de travail pour les formulaires et les soumissions, peu importe le nombre d'administrateurs ou de relecteurs que vous avez.

Liens rapides : 

• Paramètres du propriétaire par défaut
• Comment attribuer la propriété des soumissions : triage vers plusieurs administrateurs
• Comment attribuer la propriété d'un formulaire

Paramètres du propriétaire par défaut

Lorsque vous créez un formulaire, le paramètre par défaut est qu'aucun propriétaire n'est assigné. Il en va de même pour les soumissions. Cela signifie que lorsque les candidats remplissent votre formulaire et que vous recevez des soumissions, TOUS vos administrateurs sur Do Some Good recevront des notifications et des e-mails dans la plateforme concernant TOUS vos formulaires et soumissions.

Si cela vous convient - parfait !

Sinon, 

• Si vous souhaitez qu'un administrateur reçoive toutes les communications concernant un formulaire spécifique, suivez ces étapes.
• Si vous avez des demandes de don/parrainage qui sont faites à plusieurs endroits, vous pouvez avoir un administrateur principal qui gère toutes les soumissions entrantes et les attribue à la personne appropriée pour examen. Lisez la suite !

Comment attribuer la propriété des soumissions : triage vers plusieurs administrateurs

Si vous souhaitez qu'un administrateur soit le propriétaire d'un formulaire (ADMINISTRATEUR PRINCIPAL) et qu'il trie les soumissions vers d'autres administrateurs (ADMINISTRATEURS SECONDAIRES) de manière à ce qu'ils ne reçoivent que les communications pertinentes pour une ou plusieurs soumissions spécifiques, suivez les étapes suivantes pour y parvenir facilement :

ADMINISTRATEUR PRINCIPAL

1. AVANT d'attribuer la propriété, assurez-vous d'avoir invité des membres du personnel à être des administrateurs sur Do Some Good. Dans votre espace de gestion, allez simplement à la page "Équipe" et à l'onglet "Inviter des administrateurs" pour envoyer des invitations. 

IMPORTANT : Chaque administrateur que vous invitez aura accès à TOUTES les fonctionnalités et données de Do Some Good. Assurez-vous d'inviter uniquement du personnel de confiance en tant qu'administrateurs.

2. Cliquez sur le bouton "Détails" à côté de la soumission à laquelle vous souhaitez attribuer la propriété.

3. Vous arriverez sur la page des détails de votre soumission. Faites défiler jusqu'en bas, à la section "Transférer la propriété".

4. Cliquez sur "Définir le propriétaire" et attribuez un administrateur à cette soumission.

IMPORTANT : Lorsque vous attribuez un administrateur à une soumission (et en supposant qu'il a activé les e-mails de notification), il recevra immédiatement une notification par e-mail pour qu'il soit informé d'une nouvelle soumission qui nécessite son attention.

Veuillez vous assurer de discuter avec vos administrateurs de votre propre processus interne et de définir des rôles et des responsabilités clairs pour eux (par exemple, s'ils doivent ajouter des notes d'administration ou non, dans quel état les déplacer, s'ils doivent envoyer des messages aux candidats, etc.). Veuillez lire attentivement notre article sur la gestion des soumissions pour comprendre pleinement toutes les actions que vous et les autres administrateurs pouvez effectuer.

ADMINISTRATEURS SECONDAIRES

1. Assurez-vous d'avoir reçu une invitation en tant qu'administrateur et d'avoir configuré votre compte sur Do Some Good. Si vous n'avez pas reçu d'invitation, demandez à votre administrateur principal de vous en envoyer une. Assurez-vous de vérifier votre adresse e-mail (vous avez dû recevoir un e-mail séparé vous demandant de le faire).

2. Assurez-vous d'être configuré pour recevoir des notifications et des e-mails sur la plateforme. Cliquez sur votre nom en haut à droite de l'écran, puis allez dans "Paramètres et confidentialité". Vérifiez que tous les paramètres de notification sont cochés.

3. Pour afficher une liste de soumissions, accédez à l'espace de gestion de votre entreprise en cliquant sur le bouton "Gérer" sous votre nom en haut à droite de l'écran. Ensuite, allez à la page "Formulaires et générateur d'histoires" dans la navigation à gauche et cliquez sur l'onglet "Soumissions".

4. Pour afficher uniquement VOS soumissions, cliquez sur le menu déroulant "Tout propriétaire" et choisissez votre nom pour ne voir que les soumissions qui vous concernent.

CONSEIL PRO : Une fois que vous avez fait cela, nous vous recommandons de mettre cette page en favori pour revenir facilement à votre liste personnalisée de soumissions.

REMARQUE : Lorsque votre administrateur principal vous attribue une nouvelle soumission, vous recevrez un e-mail. Vous pouvez cliquer sur le bouton "Afficher / Gérer la soumission" dans votre e-mail pour accéder directement à la nouvelle soumission qui nécessite votre attention.

Maintenant que votre administrateur principal trie les soumissions et que vous savez où trouver vos soumissions spécifiques, veuillez lire attentivement notre article sur la gestion des soumissions. Veuillez également discuter avec votre administrateur principal de votre propre processus interne (par exemple, si vous devez ajouter des notes d'administration ou non, dans quel état les déplacer, s'il faut envoyer des messages aux candidats, etc.).

Comment attribuer la propriété d'un formulaire

Pour attribuer la propriété à un FORMULAIRE :

• Cliquez sur le bouton "Gérer" à côté de votre formulaire.
• Vous arriverez sur la page des détails de votre formulaire. Faites défiler jusqu'en bas, à la section "Transférer la propriété".
• Cliquez sur "Définir le propriétaire" et sélectionnez l'administrateur qui recevra toutes les communications pour ce formulaire.